Nội dung:

*hub: Có thể hiểu đơn giản hệ thống trung tâm có khả năng kết nối, tích hợp cùng lúc với nhiều ứng dụng ngoài.

Sơ đồ mô tả cấu trúc cộng tác của ứng dụng Microsoft Teams

• Nhóm (Team): Bao gồm tất cả những người muốn cộng tác cùng nhau như thành viên trong cùng bộ phận, cùng dự án hoặc hoặc tất cả nhân viên trong doanh nghiệp... hoặc đơn giản là có chung sở thích.
  
  
• Kênh (Channel): Mỗi channel được tạo nên theo một topic, ví dụ như "Team Events", tên bộ phận, hoặc đặt tên cho vui. Các channel là nơi bạn chủ trì cuộc họp, có những cuộc trò chuyện để trao đổi công việc giữa các thành viên trong cùng một nhóm. Bạn có thể trò chuyện, gọi video, tổ chức cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ các tập tin, thông tin, dữ liệu...
  
  So sánh các tính năng của Teams cho từng loại Chanel:
  
  

  Đặc trưng	Standard	Private	Shared
  Mọi người có thể được thêm vào Chanel mà không cần thêm họ vào Team.	Không	Không	Đúng
  Tư cách thành viên của Chanel có thể được giới hạn trong một tập hợp con của Team.	Không	Đúng	Đúng
  Chanel có thể được chia sẻ trực tiếp với các Teams khác.	Không	Không	Đúng
  Chanel có thể được chia sẻ trực tiếp với Team của chính nó.	N/A	Không	Đúng
  Khách có thể tham gia vào Chanel.	Đúng	Đúng	Không
  Những người bên ngoài (kết nối trực tiếp B2B) có thể tham gia vào Chanel.	Không	Không	Đúng
  Moderation (Điều hành)	Đúng	Không	Không
  Breakout rooms (Phòng nghỉ)	Đúng	Không	Không
  Sao chép liên kết đến Chanel	Đúng	Không	Không
  Mỗi Chanel có một site SharePoint chuyên dụng.	Không	Đúng	Đúng
  Những cuộc họp đã được lên kế hoạch	Đúng	Không	Đúng
  Planner (Người lập kế hoạch)	Đúng	Không	Không
  Bot, trình kết nối và tiện ích nhắn tin	Đúng	Không	Không
  Được hỗ trợ trong các nhóm lớp	Đúng	Đúng	Không
  Tags (thẻ)	Đúng	Không	Không
  Analytics (phân tích)	Đúng	Đúng	Không

  
  
• Tab: Tab giúp người dùng điều hướng thông qua nội dung kênh. Hệ thống mặc định có 3 tab: Postd - Trò chuyện (lưu trữ những tin nhắn với một người trong kênh), Files - Tệp (lưu trữ tất cả các tài liệu được chia sẻ với mọi người trong kênh) và Wiki (trình soạn thảo văn bản thông minh). Ngoài ra, bạn có thể linh hoạt tạo các tab mới phù hợp hơn với nhu cầu công việc của mình.
  

Đồng bộ giữa MS Teams với Outlook của bạn

• Hội thoại (Posts)
  
  Hội thoại là một trong những tính năng chính của MS Teams, cho phép mỗi Chanel có một cuộc thảo luận tập trung được lưu và dễ dàng tìm kiếm. Hội thoại là thành phần trung tâm nơi tất cả các hoạt động nhóm được ghi lại từ việc chia sẻ tệp đến các cuộc gọi video.
  
  Tất cả các thành viên trong Team đều có thể xem và nói chuyện với nhau thông qua General (Kênh tổng hợp). Ngoài ra, bạn có thể tạo các nhóm trò chuyện nhỏ hơn từ 2 đến 100 người.
  
  
  
  Trao đổi dễ dàng và thuận tiện trên một Teams hoặc Channel
  
  Việc sử dụng @mentions cho phép bạn gắn thẻ người tham gia hoặc thậm chí cả nhóm để thông báo tới người khác. Người dùng trong Hội thoại sẽ dễ dàng thấy họ được đề cập thông qua biểu tượng @ màu đỏ. Trên hết, ứng dụng máy tính để bàn của bạn sẽ thông báo cho bạn. Cũng như gắn thẻ, người dùng có thể ‘thích’ nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc ảnh động GIF.
  
  
• Tệp (Files)
  
  Trong cửa sổ Team, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ trực tiếp trong cửa sổ hoặc trình duyệt đó. Điều này giúp bạn tránh bị xao nhãng giữa các ứng dụng khác nhau. Các tác vụ này bao gồm khả năng xóa, tải xuống, di chuyển tệp, mở, sao chép, chỉnh sửa hoặc nhận liên kết để chia sẻ với người khác. Cung cấp cho bạn tất cả các tính năng chính bạn có trong ứng dụng gốc.
  
  
  
  
  Bạn cũng có thể bắt đầu Group Chat bên cạnh tệp, để cho phép thảo luận nhóm trong khi tất cả hoạt động trên các tệp – và cuộc hội thoại này sẽ xuất hiện trong chuỗi Hội thoại.
  
  
• Ghi chú trên Microsoft Teams
  
  Ghi chú sẽ đưa bạn đến ứng dụng OneNote được chia sẻ trên Team. Trong Team, bạn có thể xem và chỉnh sửa OneNote của mình. Hoặc bạn có thể nhấp để chỉnh sửa trong ứng dụng OneNote.
  
  
  
  Tích hợp và đồng bộ OneNote trên Teams
  
  
• Thêm Tab (+)
  
  Ngoài 2 tab tự động sẵn có, bạn có thể thêm các Tab gồm Planner, Excel, Word, bảng điều khiển Power BI, và nhiều hơn thế nữa...
  
  
  
  Khả năng thêm các ứng dụng khác trên Teams rất tuyệt vời
  
  Các sản phẩm khác của Microsoft có thể dễ dàng được thêm vào. Sự tích hợp này giúp cho Teams có lợi thế rất lớn cho cộng tác, chia sẻ.
  

• Cuộc họp trực tuyến
  
  Tính năng họp trực tuyến giúp bạn tạo phòng họp trực tuyến có sức chứa lên đến 10.000 người. Bất kỳ ai trong hoặc ngoài nhóm thuộc công ty hoặc khách hàng (nếu mời) đều có thể tham gia cuộc họp này. Đây là một công cụ tuyệt vời cho những công ty có nhiều chi nhánh nằm ở xa.
  
  Người dùng có thể lên lịch cuộc họp Teams với bất kỳ ai có địa chỉ email người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp hợp lệ. Họ chỉ cần bấm vào liên kết được gửi qua email (hoặc các ứng dụng nhắn tin) để tham gia ngay cuộc họp trên trình duyệt web.
  
  
• Lưu trữ tài liệu trong SharePoint
  
  Mỗi nhóm trong phần mềm Microsoft Teams sẽ có một trang lưu trữ dữ liệu trong SharePoint Online. Tất cả các tài liệu được chia sẻ trong cuộc trò chuyện sẽ được tự động lưu vào thư mục này. Trưởng nhóm có thể cấp hoặc giới hạn người có thể vào thư mục.
  
  
  
  
  
• Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình
  
  Tính năng gọi video trực tuyến là lý do tại sao nhiều người đã bắt đầu sử dụng phần mềm MS Teams. Mọi người trong cùng một công ty có thể chia sẻ màn hình máy tính / di động một cách đơn giản và nhanh chóng. Nhờ đó, việc trao đổi thông tin sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.
  
  
  
  
  Lưu ý:
  
  - Nếu bạn đang sử dụng Teams trên web, bạn sẽ có thể chia sẻ màn hình của mình chỉ khi đang sử dụng Google Chrome hoặc phiên bản Microsoft Edge mới nhất.
  - Trong Teams trên web, bạn sẽ thấy thông tin sau khi chọn Chia sẻ nội dung Nút Chia sẻ màn hình :
  - Tính năng chia sẻ cửa sổ không khả dụng cho người dùng Linux.
  
  
  Đọc thêm
  
  
• Hội nghị âm thanh
  
  
  
  
  Một tính năng của MS Teams mà bạn sẽ không tìm thấy trong nhiều phần mềm họp trực tuyến khác là hội nghị âm thanh. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp của công ty qua điện thoại.
  
  
  
  
  Đặc biệt, nếu bạn mua thêm chức năng bản quyền, bạn sẽ có thể tham gia các hội thảo âm thanh qua các số điện thoại không cần Internet.
  

• Bước 1: Vào trang microsoft.com
  
  
• Bước 2: Chọn "Download Teams" hoặc "Tải xuống Teams" bằng mũi tên hướng xuống trên thanh điều hướng.
  
  
  
  
  
• Bước 3: Nhấn "Download for Desktop" hoặc "Tải về cho máy tính" như trong hình.
  
  
  
  
  
• Bước 4: Tùy theo bạn đang sử dụng Windows hoặc Mac, bấm vào ô "Download Teams" hoặc "Tải xuống Teams" để tải xuống Teams dành cho gia đình hoặc Teams dành cho cơ quan hoặc trường học.
  
  
  
  
  Nếu bạn chưa có tài khoản, vui lòng đăng ký bằng email hoặc số điện thoại có sẵn (khuyến nghị là của riêng bạn) hoặc liên hệ với admin nếu là cơ quan hoặc trường học.
  
  
  
  Các bước tiến hành cài đặt...
  
  

• Bước 1: Tải ứng dụng Microsoft Teams
  
  Bạn truy cập vào trang web: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams/download-app
  
  
• Bước 2: Click vào nút: Tải xuống cho máy tính -> Tải xuống Teams -> và đợi máy tải file về.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
• Bước 3: Cài đặt ứng dụng Microsoft Teams
  
  Sau khi tải hoàn tất, bạn click luôn vào tên file đã tải xuống để tiến hành cài ứng dụng.
  
  Trường hợp bạn dùng trình duyệt khác và không thấy hiển thị file tải như trên thì có thể vào thư mục Downloads trong máy -> Đúp click vào file cài đặt để tiến hành cài ứng dụng.
  
  
  
  
  Tại cửa sổ cài đặt: Chọn Continue -> Install
  
  
  
  
  
  
  Tiếp theo các bạn nhập mật khẩu mở máy vào ô Password -> Install Software -> Đợi một chút để máy cài đặt ứng dụng.
  
  
  
  
  Chọn Close trên cửa sổ thông báo hoàn tất
  
  Chọn tiếp Move to Trash để xóa luôn file cài đặt mới tải về cho đỡ tốn bộ nhớ máy nhé.
  
  
  
  
  
  
  Tới đây là hoàn tất quá trình cài đặt ứng dụng Microsoft Teams cho Macbook. Sau khi cài đặt ứng dụng sẽ khởi chạy luôn, các bạn tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft để sử dụng nhé.
  

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Play / App Store (tùy từng loại thiết bị).
  
  
  
  
  
• Bước 2: Trên thanh tìm kiếm, nhập từ khóa "Microsoft Teams".
  
  
  
  
  
• Bước 3: Chọn kết quả do Microsoft Corporation cung cấp và nhấp vào "Install".
  
  
  
  
  Cuối cùng, chọn "Open" để sử dụng.
  
  
  
  
  

• Bước 1: Truy cập Trang Microsoft Teams, truy cập tại đây.
  
  Hiện Giao diện trang Microsoft Teams có thay đổi. Từ trang chủ Microsoft Teams, bạn cuộn xuống gần cuối trang, sẽ thấy mục Đăng ký miễn phí Teams:
  
  
  
  
  Click vào Đăng ký miễn phí với tài khoản Microsoft cá nhân của bạn.
  
  
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
  
  
  
  
  
• Bước 3: Làm theo hướng dẫn để hoàn thành.
  

• Bước 1: Truy cập vào liên kết https://teams.microsoft.com/ để truy cập trang tải xuống công cụ Microsoft Teams.
  
  Nhấp vào Get the Windows app để tải xuống phần mềm, sử dụng phần mềm ngoại tuyến hoặc nhấp vào Sử dụng ứng dụng theo cách offline thay vì Use the web app instead của Microsoft Teams online.
  
  
  
  
  
• Bước 2: Bắt đầu khởi động phần mềm. Tại thời điểm này, bạn sẽ được yêu cầu nhập tài khoản và mật khẩu của mình. Sau khi nhập xong, bấm Sign in để tiếp tục.
  
  
  
  
  
• Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào Sign Up For Teams. Một trang web sẽ xuất hiện, nếu bạn đã có nhóm làm việc, hãy nhấp vào Sign in, nếu chưa có, hãy nhấp vào Sign Up For Free. Vui lòng nhập địa chỉ email đã đăng ký hoặc tài khoản được công ty của bạn cấp và nhấp vào Next để tiếp tục.
  
  
• Bước 4: Nhập họ và tên công ty của bạn rồi bấm vào Setup Teams để tạo nhóm mới. Bạn sẽ có một nhóm làm việc trên Microsoft Teams.
  
  
  
  
  Sau đó, gửi liên kết nhóm cho các thành viên khác. Khi ai đó muốn tham gia vào nhóm làm việc, bạn sẽ nhận được email, bạn có quyền từ chối hủy bỏ hoặc đồng ý thì bấm Accept.
  
  
  
  
  
• Bước 5: Nhấp vào Meet now ngay trong phần Teams để tổ chức một cuộc họp video trực tuyến tức thì.
  
  
  
  
  
• Bước 6: Bạn có thể gọi một thành viên hoặc tạo nhóm để gọi cho nhiều người trong phần Call của ứng dụng.
  
  
  
  
  Có 3 cách mời người khác tham gia Team của bạn:
  
  - Gửi lời mời tới những người trong danh bạ của bạn.
  - Gửi lời mời qua email những người được mời.
  - Gửi liên kết tới người được mời tham gia Teams.
  

• Bắt đầu cuộc trò chuyện mới: Bạn có thể nói chuyện trong tin nhắn với người khác hoặc cả nhóm một cách dễ dàng bằng cách chọn New chat ở đầu danh sách.
  
  
• Bắt đầu thực hiện cuộc gọi hoặc cuộc gọi điện video: Nhấp vào biểu tượng "Gọi" hoặc "Gọi điện video" trong thanh công cụ phía trên cuộc nói chuyện.
  
  
• Chia sẻ tệp dành cho một nhóm: Chọn "Đính kèm tệp" trong hộp trò chuyện, sau đó chọn tệp rồi chọn "Chia sẻ" hoặc "Mở".
  
  
• Để chia sẻ màn hình: Nhấp vào biểu tượng "Chia sẻ nội dung" trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp của bạn, bạn sẽ nhanh chóng giới thiệu được các thông tin hữu ích đến người khác.
  

Kiểm tra người dùng trong Team và người lập Team

Thiết lập chính sách trong Teams

Thiết lập chính sách tin nhắn trong Teams

• Chủ sở hữu có thể xóa tin nhắn đã gửi
  
• Xóa tin nhắn đã gửi
  
• Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi
  
• Xác nhận đã đọc tin nhắn (người dùng kiểm soát, bật hoặc tắt cho mọi người)
  
• Bật / tắt cuộc trò chuyện riêng tư
  
• Sử dụng Giphys trong các cuộc hội thoại
  
• Sử dụng Memes trong các cuộc hội thoại
  
• Sử dụng Nhãn dán trong các cuộc hội thoại
  
• Xem trước URL
  
• Dịch tin nhắn
  
• Immersive Reader
  
• Tin nhắn thoại
  

Tùy chỉnh tính năng truy cập khách

• Tại trung tâm quản trị Microsoft 365 Admin Center, chọn Groups > Groups.
  
  
  
  
  Tạo nhóm bảo mật cho người dùng cần tạo nhóm trên Teams
  
  
• Bấm chọn Add a Group
  
  Chọn loại nhóm Security –> Next
  
  
  
  
  Đặt tên cho nhóm và bấm Next.
  
  
  
  
  
• Bấm Create a group hoàn tất thiết lập nhóm bảo mật. Thêm người hoặc các nhóm bảo mật khác mà bạn muốn có thể tạo nhóm trong doanh nghiệp của mình.
  

Code:

$GroupName = "Group Creators"

Code:

.\GroupCreators.ps1

1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản người dùng mà không năm trong nhóm được phép tạo nhóm.
   
2. Chọn Teams
   
3. Trong Teams bạn thử tạo 1 nhóm mới
   
4. Bạn sẽ nhận được thông báo vô hiệu hóa chức năng tạo nhóm.
   

• Không mất thêm chi phí nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Office 365: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Office 365 bản quyền, phần mềm Microsoft Teams đã được tích hợp sẵn mà bạn không mất thêm bất kỳ chi phí bổ sung nào (trừ gói Office 365 Business). Hơn nữa, nếu không cần tới các chức năng cao cấp, phiên bản miễn phí của Teams có thể là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp bạn.
  
  
• Tổ chức các cuộc họp trực tuyến, trò chuyện và gọi điện ở mọi nơi, mọi lúc: Cuộc họp trực tuyến là một trong những thế mạnh của Microsoft Teams. Quy mô của cuộc họp có thể là 2 người, 10 người,... và tối đa là 150 người. Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu Tenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn ra đồng thời.
  
  Với cloud calling, Teams đã tích hợp Skype vào bên trong để đảm bảo đầy đủ các tính năng gọi điện online qua đám mây.
  
  Tiếp theo, Teams đã kết hợp hai gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) và Calling Plan (Gói thuê bao) giúp người dùng có thể gọi điện linh hoạt, nhanh chóng và toàn diện. Theo đó, một số điện thoại có thể kết nối giữa nhà mạng di động với Teams hoặc chuyển thành thuê bao chính thức của Teams, từ đó dễ dàng xử lý các cuộc gọi phức tạp trên quy mô toàn cầu. Lưu ý rằng tại Việt Nam, để sử dụng Direct Routing, doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí khá cao để sử dụng SBCs system thì mới có thể kết hợp với tổng đài ảo sử dụng đầu số PSTN.
  
  Không chỉ thế, hệ thống gọi điện của Teams còn sở hữu các tính năng thú vị khác như chuyển tiếp tư vấn, nhạc chờ, tạm dừng cuộc gọi, gửi thư thoại,... và đặc biệt là tổng đài tự động trên đám mây cùng một tiếp viên trực điện thoại ảo.
  
  Các tính năng nhắn tin và tag tên trong kênh chat vẫn được triển khai như thông thường.
  
  
  
  
  Có thể họp trực tuyến, gọi điện và gửi tin nhắn cho người khác ở mọi lúc, mọi nơi với MS Teams
  
  
• Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc: Nó giúp các thành viên trong nhóm ít bị phân tâm và tập trung vào công việc.
  
  
• Cộng tác với nhiều ứng dụng cài sẵn: Microsoft Teams chia thông tin thành các kênh trong từng nhóm riêng biệt, do đó, mỗi người sẽ chỉ thấy các tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt liên quan đến các kênh cụ thể đó. Do đó, nhân viên của bạn ít bị phân tâm, có thể dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện.
  
  Tính năng quan trọng khác giúp Teams hỗ trợ công việc thực sự hiệu quả là khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng các tab. Về cơ bản, nhân viên của bạn sẽ không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình.
  
  Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ tức thời lên nền tảng đám mây của Microsoft.
  
  
• Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp: Hơn 400 ứng dụng tích hợp và trình kết nối khác có thể tìm thấy trong Microsoft Teams Hub App Store. Nhân viên của bạn có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để đưa vào Teams, tạo ra một hub làm việc nhóm đa dạng.
  
  Có thể kể đến một số cái tên quen thuộc như:
  
  - Ứng dụng tích hợp miễn phí: Wrike for Teams để quản lý dự án, Lucidchart for Teams để vẽ (flowchart) lưu đồ quy trình, Workstream.ai để quản lý công việc theo định hướng kết quả, Remind for Teams để nhắc việc, SurveyMonkey để thực hiện khảo sát nội bộ,...
  
  - Ứng dụng có thể phải trả thêm phí: MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for Teams để hỗ trợ cộng tác, signNow cho chữ ký điện tử,...
  
  
• Khả năng bảo mật dữ liệu cao: Microsoft Teams cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu, tin nhắn và các tập tin khi được chia sẻ giữa người dùng. Tính năng xác thực hai lớp được áp dụng để đảm bảo chỉ các nhân viên của công ty bạn mới có thể truy cập tài khoản.
  
  Hơn nữa, bạn còn có khả năng kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng trong ứng dụng, đồng thời hạn chế các nội dung, tài liệu không phù hợp trong môi trường công việc.
  
  
  
  
  Dữ liệu trên Teams được đồng bộ và bảo mật bởi Microsoft

• Số lượng kênh giới hạn: Microsoft Teams giới hạn số lượng kênh tối đa là 100 kênh mỗi nhóm. Tuy rằng các tệp được chia sẻ vẫn còn trong trang SharePoint dưới dạng sao lưu, nhưng rõ ràng đó là một sự bất tiện.
  
  Nếu nhóm lớn của doanh nghiệp bạn đã đạt tới giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới - hoặc buộc phải xóa đi đi một số kênh.
  
  
• Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu: Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại trong ứng dụng đều được đổ vào một site Document chung được tạo trên Sharepoint để quản lý. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mục khác phân cấp chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm lại khi cần.
  
  Việc tìm kiếm và sắp xếp sẽ thật tiện lợi nếu ngay từ đầu Admin hoặc Owner đã quy hoạch chặt chẽ cấu trúc thư mục và site.
  
  Khi số lượng thành viên lớn và số lượng tài liệu chia sẻ cũng lớn theo, việc tùy chỉnh cấu trúc tệp tài liệu càng cần thiết.
  
  
• Cấu trúc tệp khiến người dùng nhầm lẫn: Nhiều người dùng vẫn muốn biết, nơi đặt một tập tin và đặt qua cấu trúc thư mục để tìm nó. Cách các tệp được lưu trữ trong Teams có thể khá khó hiểu. Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại được đổ vào thư mục gốc của kênh. Nếu bạn cố gắng sắp xếp các tệp và chuyển chúng vào các thư mục được đặt tên chính xác, liên kết tệp trong các cuộc hội thoại sẽ bị hỏng.
  
  
• Phân quyền hạn chế: Tương tự như cách sắp xếp file, cài đặt phân quyền của Microsoft Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn.
  
  Lấy ví dụ, bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm cùng sổ ghi chép OneNote,... Nhưng môi trường công việc đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tách một số tài liệu đặc biệt và chỉ chia sẻ với một số hữu hạn người ở các cấp độ nhất định (xem, nhận xét, chỉnh sửa,...).
  
  Một trong những lợi ích chính với Teams là nó giúp việc chia sẻ trở nên dễ dàng. Mọi người là thành viên của nhóm tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tất cả các tệp trong nhóm, cùng sổ ghi chép OneNote, .v.v... Nhưng đôi khi bạn muốn phân biệt và thiết lập quyền truy cập với một số thành viên trong kênh, rất tiếc Teams chưa được bổ sung chức năng ấy.
  
  
  
  
  Ví dụ, bạn thêm một nhà tư vấn vào nhóm Customer Projects để tiếp cận đến tất cả các dữ liệu trong nhóm. Hiện nay, bạn không thể đặt quyền ở cấp kênh trong Teams. Giải pháp khắc phục tạm thời là tạo một nhóm mới Customer Projects - External, tất nhiên bạn sẽ phải mất nhiều công để sao chép hoặc di chuyển toàn bộ dữ liệu.
  
  Hoặc muốn chia sẻ cho từng đối tượng cụ thể, Microsoft cũng có giải pháp như Purview nhưng doanh nghiệp phải chi thêm.
  
  
• Sự linh hoạt bị hạn chế: Hiện tại, các khối xây dựng của Nhóm không linh hoạt (bạn không thể di chuyển các kênh hoặc sao chép các Nhóm). Như đã nói ở trên, điều này đôi khi dẫn đến lãng phí thời gian phải sao chép thủ công.
  
  
  
  
  Ví dụ, bạn đang có một nhóm cho các hoạt động tiếp thị. Bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện và tạo một kênh cho nó. Khi sự kiện phát triển, bạn cần tạo một Nhóm riêng cho sự kiện với các thành viên nhóm bổ sung. Lúc đó, bạn sẽ phải tạo một nhóm mới từ đầu và sao chép thủ công hoặc di chuyển những thông tin liên quan.
  
  
• Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị: Sự khác biệt duy nhất của bạn - với tư cách là nhà quản trị - với nhân viên cấp dưới khi sử dụng Microsoft Teams chỉ là khả năng "kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng". Bạn không có khả năng chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên, cũng như không biết phải quản lý công việc của nhân viên như thế nào cho đúng và đủ.
  
  Bạn có thể giao việc cho nhân viên qua tin nhắn trên Teams với điều kiện cả hai bên cố gắng tự ghi nhớ các thông tin đó (chứ hệ thống không tự động tổng hợp lại ở một nơi). Khi muốn biết tiến độ một công việc hoặc kiểm tra kết quả, bạn phải tiếp tục nhắn tin hỏi lại nhân viên. Tới cuối kỳ cần đánh giá hiệu suất làm việc, khi mọi dữ liệu đã trôi đi từ lâu, không có cơ sở nào để bạn biết nhân viên đang làm việc hiệu quả cao hay thấp. Cách giao việc này là thủ công giống như các ứng dụng chat, chỉ mang tính chất tạm thời chứ không hề có cái nhìn tổng quan xuyên suốt quá trình làm việc.
  
  Bởi vậy, hai điều bạn có thể kỳ vọng nhiều hơn ở phần mềm MS Teams là không gian quản lý công việc tách biệt với các đoạn hội thoại khác, và dữ liệu thống kê tự động giúp bạn luôn giám sát được tổng thể, ra quyết định đúng đắn và điều chỉnh chiến lược kịp thời. Hoặc cần phải add thêm công cụ khác của MS như Planner, List-To-Do, ... hoặc lập trình Power Bi để giám sát.
  
  
• Không tìm kiếm thống nhất cho tất cả các sản phẩm: Mặc dù Microsoft khuyên bạn nên sử dụng Teams cho các cuộc hội thoại liên quan đến nhóm cụ thể và Yammer cho các thông báo chung của công ty. Tuy nhiên, mọi người vẫn sử dụng cả hai nền tảng thay thế cho nhau. Vì không có công cụ tìm kiếm thống nhất cho tất cả các cuộc hội thoại Office 365 bản quyền, nên có thể sẽ trở nên hơi rắc rối nếu bạn không nhớ nơi bạn đã diễn ra một cuộc trò chuyện nhất định.
  
  
• Tiêu thụ lưu trữ không cần thiết: Theo mặc định, mọi người trong tổ chức có thể tạo một nhóm mới. Nó có thể dẫn đến việc tạo ra các nhóm không cần thiết và tốn dung lượng lưu trữ.
  
  May mắn là hiện nay bạn có thể hạn chế quyền tạo nhóm cho một nhóm người dùng , nhưng làm như vậy đòi hỏi cần thực hiện những thao tác thủ công. Trước tiên, bạn cần tạo một nhóm bảo mật riêng biệt với những người bạn muốn tạo nhóm và sau đó chạy một chút lệnh PowerShell.
  
  
• Thiếu thông báo: Nếu bạn cố gắng tạo một nhóm mới với một cái tên đã tồn tại, bạn sẽ không được thông báo về sự trùng lặp này. Điều này không chỉ tạo ra sự nhầm lẫn, khiến bạn bị loạn thông tin mà còn tiêu tốn tài nguyên một cách không cần thiết.
  
  Tuy nhiên, có một cách giải quyết cho tình huống này. Trước khi tạo một nhóm mới, bạn có thể kiểm tra xem tên của nhóm đã được sử dụng chưa bằng cách nhập tên vào thanh tìm kiếm. Bạn sẽ nhận được một danh sách tất cả các đội hiện có và tránh nhầm lẫn khi sao chép tên.
  
  
• Khó chuyển đổi từ Outlook: Cách tốt nhất để chuyển đổi sang Teams là tất cả thành viên của nhóm trao đổi thông tin và thực hiện cộng tác hoàn toàn trên Teams và ngừng sử dụng Outlook cùng nhau (ngoại trừ giao tiếp bên ngoài). Tuy nhiên, do vẫn còn một số phụ thuộc bắt buộc vào Outlook trong Office 365, khiến điều này trở thành một thách thức.
  
  
  
  
  Ví dụ, nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu trong Word và gửi liên kết chia sẻ cho thành viên nhóm, không có tùy chọn nào để gửi tài liệu này qua trò chuyện Teams mà liên kết phải được gửi qua email.
  
  
  
  
  Ngoài ra, hiện tại, Teams không hỗ trợ lịch nhóm, vì vậy để xem lịch Nhóm, bạn phải chuyển sang Outlook.
  
  
• Quá nhiều công cụ tương tự: Microsoft Teams có rất nhiều công cụ để lựa chọn phù hợp với những nhu cầu sử dụng khác nhau. Điều này khiến mọi người vẫn rất bối rối không biết nên sử dụng công cụ nào trong tình huống nào...
  
  
  
  
  Vậy nên công tác đào tạo hướng dẫn sử dụng các công cụ trong Microsoft Teams là vô cùng cần thiết.

Update 2020:

Update 2021:

Update 2022:

Trang chủ Google Meet

Trang chủ Microsoft Teams

• Google Meet phù hợp hơn với người dùng cá nhân.
  
• Microsoft Teams hướng đến các doanh nghiệp và tập đoàn nhiều hơn.
  
• Google Meet có thể được sử dụng trong trình duyệt.
  
• Microsoft Teams yêu cầu tải xuống ứng dụng nhưng vẫn có thể sử dụng được trong trình duyệt.
  
• Google Meet dễ sử dụng hơn.
  
• Microsoft Teams có đường cong học tập dốc hơn.
  

Các gói giá của Microsoft Teams

Kế hoạch giá cả	Google Meet	Microsoft Teams
Kế hoạch miễn phí	Đúng	Đúng
Dùng thử miễn phí	Đúng	Đúng
Gói trả phí rẻ nhất	$6	$4
Ấn tượng chung

• Bố cục lát gạch,
  
• Nền ảo tùy chỉnh và
  
• Tùy chọn Pin và Spotlight.
  

Giao diện	Google Meet	Microsoft Teams
Cách trình bày	Thuần khiết	Tinh tế
Hiển thị tối đa	4 x 4	7 x 7
Tùy biến	Tiêu chuẩn	Nâng cao
Ấn tượng chung

• Lên đến 300 người trong kế hoạch tiêu chuẩn, và
  
• Từ 500 đến 1.000 trong kế hoạch Doanh nghiệp.
  

Sức chứa người tham gia tối đa	Google Meet	Microsoft Teams
Số người tham gia tối đa trong gói miễn phí	100	100
Số người tham gia tối đa trong các gói trả phí	500	1,000
Live streaming	Đúng	Đúng
Ấn tượng chung

Thời lượng cuộc họp	Google Meet	Microsoft Teams
Thời lượng họp nhóm trong gói miễn phí	60 phút	60 phút
Thời lượng họp nhóm trong các gói trả phí	24 giờ	30 giờ
Ấn tượng chung

• Trò chuyện trong cuộc họp,
  
• Ghi âm cuộc họp,
  
• Chia sẻ màn hình,  
  
• phòng đột phá, và
  
• Bỏ phiếu.
  

• Lên lịch hội thảo trên web,
  
• Đăng ký tham dự,
  
• Chạy các bài thuyết trình tương tác, và
  
• Phân tích dữ liệu người tham dự.
  

Liên lạc	Google Meet	Microsoft Teams
Quay video	Chỉ trong các gói trả phí	Chỉ trong các gói trả phí
Chia sẻ màn hình	Đúng	Đúng
Chia sẻ tin nhắn và tập tin	Chỉ công khai	Tin nhắn và tệp công khai, nhóm hoặc trực tiếp
Phòng nghỉ	Chỉ trong các gói trả phí	Chỉ trong các gói trả phí
bảng trắng	Có (thông qua Jamboard)	Đúng
Ấn tượng chung

Phản ứng trong Google Meet

Cài đặt và phản ứng	Google Meet	Microsoft Teams
Cài đặt cuộc gọi âm thanh và video	Nâng cao	Nâng cao
Giơ tay	Đúng	Đúng
Phản ứng biểu tượng cảm xúc trong các màu sắc khác nhau	Đúng	Đúng
Ấn tượng chung

Lưu trữ đám mây	Google Meet	Microsoft Teams
Lưu trữ đám mây miễn phí	15GB / user	5GB / user
Lưu trữ đám mây trong các gói trả phí	30GB - 5TB / user	10GB - 1TB / user
Lưu trữ đám mây trong các gói Doanh nghiệp	Vô hạn	Vô hạn
Ấn tượng chung

• Gmail,
  
• Lịch,
  
• Lái xe,
  
• Trò chuyện,
  
• Trang tính và
  
• Tài liệu.
  

• Các ứng dụng nhân sự - như Workday, Evernote và Soapbox,
  
• Các công cụ quản lý & CNTT - như Jira Cloud, Assist và Zoom for Teams, và
  
• Các ứng dụng năng suất - như Trello, ClickUp và Asana.
  

Tích hợp	Google Meet	Microsoft Teams
Số tích hợp	200+	Hơn 700 tích hợp với các ứng dụng hàng đầu
Ấn tượng chung

• Trung tâm trợ giúp chi tiết
  
• Video hướng dẫn
  
• Diễn đàn cộng đồng
  

Trợ giúp và tìm hiểu về Microsoft Teams

Hỗ trợ	Google Meet	Microsoft Teams
Hỗ trợ khách hàng	24/7	24/7
Kiến thức cơ bản	Đúng	Đúng
Video hướng dẫn	Đúng	Đúng
Ấn tượng chung

• Quản lý người dùng và thiết bị
  
• Mã hóa ở trạng thái nghỉ và đang chuyển tiếp
  
• Xác thực đa yếu tố
  
• Chương trình bảo vệ nâng cao
  
• Dấu hiệu duy nhất trên
  

Bảo vệ	Google Meet	Microsoft Teams
Bảo mật nâng cao	Đúng	Đúng
Mã hóa dữ liệu	Đúng	Đúng
Ấn tượng chung

Teams vs Zoom, công cụ nào phù hợp với bạn:

Teams và Webex, đâu là sự khác biệt:

Teams vs Slack, 2 nền tảng dẫn đầu cho trao đổi & cộng tác:

Teams vs Zalo, liệu có thể thay thế cho nhau:

• Bước 1: Trước hết bạn hãy tiến hành khởi động Microsoft Teams.
  
  
  
  
  
• Bước 2: Sử dụng email cá nhân hoặc email của trường học/cơ quan để đăng nhập.
  
  
• Bước 3: Khi giao diện Teams hiện lên bạn hãy nhấn chọn Nhóm ở thanh công cụ bên trái > click nhóm muốn tổ chức cuộc họp.
  
  
  
  
  
• Bước 4: Sau đó bạn hãy nhấn đúp biểu tượng Camera nằm tại góc phải phía trên màn hình.
  
  
  
  
  
• Bước 5: Khi hộp thoại tùy chọn cuộc họp hiện lên bạn hãy click vào "Họp ngay" để mở cuộc họp online ngay tức thì với nhóm. Chọn "Lên lịch cuộc họp" nếu bạn muốn sắp xếp thời cho cuộc họp lần tới.
  
  
  
  
  
• Bước 6: Lúc này hệ thống sẽ tạo cuộc họp tự động với thành viên trong nhóm.
  
  
• Bước 7: Nếu muốn kết thúc cuộc họp, bạn hãy nhấn đúp chọn "Rời khỏi".
  
  
  
  
  

Bước 1: Tải và mở Microsoft Teams trên điện thoại.	Bước 2: Tiến hành đăng nhập vào Microsoft Teams online bằng email cá nhân hoặc email của trường học/cơ quan.

Bước 3: Trên thanh công cụ bên dưới click vào mục Lịch.	Bước 4: Nhấn Tạo lịch để tiến hành đặt lịch cho cuộc họp.

Bước 5: Nhập các thông tin cuộc họp -> Chia sẻ lên kênh để chia sẻ cuộc họp.	Bước 6: Chọn Kênh để mở cuộc họp.

Bước 7: Đặt giờ tổ chức cuộc họp -> Hoàn thành để tạo cuộc họp.	Bước 8: Sau đó bạn hãy chọn nhóm đã đặt lịch họp. Tại hộp thoại Trò chuyện bạn hãy nhấn thông báo để mở tùy chọn chi tiết cuộc họp.

Bước 9: Để tiến hành cuộc họp, bạn hãy click vào Tham gia.	Bước 10: Lúc này giao diện cuộc họp sẽ được hiển thị, để tham gia bạn nhấn vào "Tham gia ngay".

Bước 11: Tại giao diện cuộc họp, bạn hãy tùy chỉnh tắt/bật quay video hoặc ghi âm.	Bước 12: Để tắt cuộc họp, bạn nhấn vào biểu tượng hình điện thoại màu đỏ tại thanh công cụ.

• Bước 1: Đầu tiên bạn hãy chọn mục Lịch -> New Meeting (cuộc họp mới).
  
  
  
  
  
• Bước 2: Khi giao diện hiện lên bạn hãy điền thông tin cuộc họp về chủ đề buổi họp, thêm người tham dự, đồng thời đặt thời gian bắt đầu, kết thúc…
  
  
  
  
  

• Bước 1: Mở Outlook > Chuyển sang dạng xem lịch.
  
  
• Bước 2: Chọn Cuộc họp mới > Thêm người được mời vào cuộc họp > Đặt tên cuộc họp > Tạo lời nhắn> Nhấn Gửi.
  

• Cách 1: Sau khi click chọn Họp -> nhấn vào Họp ngay giao diện mới sẽ hiện lên. Tại đây bạn hãy sao chép link cuộc họp rồi chia sẻ với mọi người.
  
  
  
  
  
• Cách 2: Sau khi vào phòng họp, bạn hãy truy cập vào giao diện chính cuộc họp -> bấm vào Chia sẻ lời mời họp và gửi đến nhóm cần họp. Bên cạnh đó bạn còn có thể chọn biểu tượng chat ở bên phải màn hình -> copy đường link cuộc họp và chia sẻ đến nhóm.
  
  
  
  
  
• Cách 3: Ở góc trên phía bên phải màn hình bạn hãy bấm chọn biểu tượng người tham gia-> click biểu tượng chia sẻ -> chọn công cụ chia sẻ link.
  
  
  
  
  

• Thứ nhất, tạo link cuộc họp khi tạo meeting trên MS Teams
  
  Đôi khi bạn muốn gửi lời mời tham gia cuộc họp sang các nền tảng khác, ví dụ như gửi link tham gia lớp học cho các bạn. Bạn làm theo các bước sau:
  
  
  • Bước 1: Vào Microsoft Teams > Tại thanh công cụ bên trái màn hình > Chọn Nhóm.
    
    
  • Bước 2: Chọn nhóm bạn muốn gửi link > Nhấn vào dấu 3 chấm (như hình) > Chọn Xem chi tiết cuộc họp.
    
    
    
    
    Tạo link cuộc họp trên MS Teams
    
    
  • Bước 3: Tại giao hiện cuộc họp như hình > Lướt xuống > Tại dòng Join MS Teams meeting, nhấn chuột phải > Sao chép liên kết.
    
    
  • Bước 4: Sau khi hoàn tất sao chép liên kết. Nếu muốn gửi cho người khác, bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V hoặc Chuột phải > Paste để gán link vừa sao chép lên tin nhắn Chat.
    
  
  
  
• Thứ hai, thêm thành viên vào cuộc họp khi tạo MS Teams meeting
  
  Sau khi biết được cách tạo meeting trên MS Teams và bắt đầu cuộc họp nhưng bạn muốn thêm người khác vào cuộc họp thì làm như thế nào. Các bước làm như sau:
  
  
  • Bước 1: Vào Microsoft Teams => Tại thanh công cụ bên trái màn hình => Chọn Nhóm.
    
    
  • Bước 2: Tại nhóm mà bạn muốn thêm thành viên, nhấn biểu tượng dấu 3 chấm (như hình) => Chọn Thêm thành viên.
    
    
    
    
    Cách thêm thành viên vào meeting
    
    
  • Bước 3: Điền tên hoặc địa chỉ email của thành viên bạn muốn thêm.
    
    
  • Bước 4: Tại mục Thêm thành viên với tư cách khách > Chọn Thêm.
    
    
  • Bước 5: Chọn Đóng.
    
  
  
  
• Thứ ba, lưu trữ tin nhắn khi tạo microsoft teams meeting
  
  Nếu bạn nhận được một tin nhắn quan trọng nhưng không có thời gian vào lúc này, bạn có thể lưu nó và quay lại sau để xem.
  
  Di chuột qua thư và nhấp vào dấu chấm lửng (…), sau đó nhấp vào Lưu thư này. Để xem các tin nhắn đã lưu, bấm vào ảnh hồ sơ của bạn, chọn  đã lưu,  tất cả các tin nhắn đã lưu sẽ hiển thị ở khung bên trái. Bạn có thể hủy lưu các tin nhắn đó bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu trang ở trên cùng bên phải của mỗi tin nhắn.
  
  
• Thứ tư, lưu trữ tài liệu trong SharePoint
  
  Mỗi nhóm (team) sử dụng Microsoft Teams sẽ có một trang trong SharePoint Online, trang này sẽ chứa một thư mục thư viện tài liệu mặc định. Tất cả các tệp được chia sẻ trên tất cả các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Các quyền và tùy chọn bảo mật cũng có thể được tùy chỉnh cho các thông tin nhạy cảm.
  
  
• Thứ năm, gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình
  
  Tận hưởng các cuộc gọi điện video nhanh chóng và liền mạch khi đã sử dụng cách tạo meeting trên MS Teams cho nhân viên trong doanh nghiệp hoặc khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Khi bạn áp dụng cách tạo MS Teams meeting thì tính năng gọi điện video tốt là điều tuyệt vời để có trên nền tảng cộng tác. Mọi người cũng có thể chia sẻ màn hình máy tính desktop đơn giản và nhanh chóng để được hỗ trợ kỹ thuật và cộng tác trong thời gian thực cùng với nhiều người dùng.
  

• Đây là quyền cho phép người dùng Teams Doanh Nghiệp (trả phí) làm việc với người dùng Teams ở DN khác. Call/Chat/Meeting với người dùng doanh nghiệp đối tác với chức năng External Access.
  
  
• Tên của người dùng tổ chức khác sẽ có thêm tag External giúp phân biệt.
  
  
• Khi cần nhiều hơn nhu cầu liên lạc như chia sẻ dữ liệu, hoặc vào các Channel cần sử dụng quyền Guest Access.
  

• Đây là quyền cho phép người dùng Teams bên ngoài trở thành khách mời của tổ chức. Guest Access mở rộng quyền External Access để truy cập vào các Team/Channel. Khi đó người dùng bên ngoài, phải chuyển đổi trạng thái Teams của doanh nghiệp họ sang Team của doanh nghiệp của tổ chức.
  
  Ví dụ: Công ty A và Công ty B đều sử dụng Teams Business. Người dùng ở CTY A được mời vào Team KQKD-CTYA của CTY B kiểm tra đối chiếu kết quả kinh doanh. Khi đó người dùng A chấp nhập lời mời, và sẽ trở thành thành viên của CTY B và Member của Team KDKD-CTYA. Mọi dữ liệu sẽ vẫn thuộc quyền quản lý của CTYB khi người dùng A rồi khỏi Team.
  
  
• Tên của người dùng bên ngoài tổ chức sẽ gắng với Tag Guest thay vì External.
  

• Tài khoản đăng ký sử dụng Teams miễn phí hoặc Skype có thể kết nối với Teams Business. Các email và số liên điện thoại sẽ có thể tra cứu và kết bạn nhanh chóng nếu đăng ký với Skype.
  
  
• Hình thức liên kết được gửi dưới dạng thư mời, email trực tiếp đến hợp mail của người External user
  
  
  
  
  

• Người tham gia meeting nào cần phải chờ/không chờ đợi tại Lobby/Sảnh.
  
  
• Cho phép người tham gia buổi meeting là người presenter/thuyết trình.
  
  
• Cho phép mở/tắt Mic và Camera của người tham dự.
  
  
• Tự động Ghi hình/ghi âm buổi họp.
  

Danh sách các phím tắt: