Lý do để chuyển từ Microsoft Office sang Google Workspace

Năng suất là vua và vua của các bộ năng suất đang trị vì là Microsoft Office. Tuy nhiên, một cuộc đảo chính thầm lặng đã diễn ra trong ít nhất một thập kỷ qua và những người dùng cũng như doanh nghiệp hiểu biết đang dần chuyển từ bộ phần mềm của Microsoft sang các ứng dụng Google Workspace. Đã đến lúc bạn thực hiện chuyển đổi? Dưới đây là sáu lý do bạn nên cắt bỏ MS Office và hai lý do chính khiến bạn nên giữ bộ phần mềm của Microsoft.


1. Google Workspace hầu hết là miễn phí và đối với các doanh nghiệp nó khá rẻ

Microsoft đã tính phí hàng trăm đô la cho bộ Office của mình miễn là Office còn tồn tại. Ngày nay, Office 365 có nhiều phiên bản hơi khác nhau và rõ ràng là tùy ý bao gồm các kết hợp khác nhau của các ứng dụng khác nhau của nó với mức giá từ 70 đô la một năm cho Cá nhân đến 264 đô la một năm cho Business Premium. Có, tỷ lệ doanh nghiệp có thể so sánh được, 72 đô la và 264 đô la hàng năm, với các doanh nghiệp lớn hơn nhận được tỷ lệ giảm từ gói lớn. Nhưng đối với mục đích sử dụng cá nhân, các ứng dụng của Google hoàn toàn miễn phí, không một xu. Chỉ cần tạo một tài khoản và làm việc của bạn.


2. Google Workspace kết nối và chia sẻ dễ dàng hơn

Ngay từ đầu, bộ ứng dụng của Google đã được xây dựng để cộng tác. Ưu tiên sử dụng Internet, Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, .v.v..., được hình thành vào thời điểm mà việc chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu đã trở thành tiêu chuẩn đối với thế hệ công nhân mới và Microsoft đã đi sau nhiều năm trong lĩnh vực đó.


Mặc dù Office 365 đã nâng cấp mọi thứ, nhưng trải nghiệm cộng tác của Microsoft vẫn còn lỏng lẻo và khó hiểu, dựa vào các phần cuối của Sharepoint và OneDrive. Tuy nhiên, các ứng dụng của Google giúp dễ dàng xem ai đang làm gì, tìm và hoàn tác các thay đổi cũng như hoàn thành tất cả trong thời gian thực mà không cần đợi những người dùng khác nhau lưu các thay đổi của họ.

3. Truy cập liền mạch từ mọi nơi

Cả Office365 và Google Workspace đều trực tuyến và có thể truy cập được từ mọi thiết bị, nhưng hệ thống của Google được thiết kế để truy cập và chia sẻ dễ dàng trước tiên, trong đó Microsoft Office có xu hướng bảo mật cấp doanh nghiệp dẫn đến nhiều rào cản khó chịu để dễ dàng truy cập và chia sẻ.


Cho dù bạn đang sử dụng trình duyệt hay đang sử dụng các ứng dụng gốc của Google trên thiết bị di động, việc truy cập Google Drive luôn dễ dàng hơn là gặp rắc rối với Microsoft OneDrive. Rất có thể bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ điều gì đó đều có tài khoản Gmail và đó là tất cả những gì cần thiết để truy cập Google Drive.

4. Các ứng dụng của Google sử dụng đơn giản hơn

Sự đơn giản có thể là con dao hai lưỡi, nhưng đối với người dùng bình thường, Google Docs và Sheets dễ làm việc hơn so với Microsoft Office. Vì Google Drive được tích hợp sẵn trong bộ phần mềm nên bạn không phải lo lắng nhiều về nơi đặt nội dung. Bạn chỉ có thể tạo một tài liệu mới và bắt đầu nhập. Các công cụ định dạng cơ bản ở ngay đó và mặc dù có thể truy cập các tính năng nâng cao nhưng hầu hết mọi người không thực sự cần. Google đã thực hiện một công việc xuất sắc trong việc quản lý một giao diện dễ sử dụng và loại bỏ những nội dung phức tạp ra khỏi tầm nhìn của người dùng.

5. Google liên tục bổ sung các tích hợp mở rộng

Khi bạn mua một phiên bản Office365 nhất định (phiên bản cá nhân cơ bản cung cấp cho bạn sáu ứng dụng cùng với Defender và OneDrive), bạn sẽ nhận được một bộ ứng dụng cố định. Ngược lại, Google Workspace luôn mở rộng. Mở menu Google Apps ở góc trên cùng bên phải của các ứng dụng Google và bạn sẽ nhận được danh sách hơn 20 ứng dụng, từ Tài liệu và Trang tính đến Keep, Biểu mẫu và Giọng nói và thậm chí cả Youtube. Tất cả hệ sinh thái ứng dụng của Google đều hoạt động với Google Workspace theo cách này hay cách khác, giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu và nội dung giữa chúng.

6. Có thể bạn đã có Google Apps

Trừ khi bạn là một trong số những người chưa bao giờ đăng ký tài khoản Gmail, nếu không thì có thể bạn đã có Google Workspace và có thể bạn đang sử dụng nó. Miễn phí và không có gì hơn để làm hoặc mua. Chỉ cần nắm lấy nó.

Theo Robert Strohmeyer - PCworld

Lý do bạn có thể cần sử dụng Microsoft Office

Các ứng dụng của Google không hoàn hảo và không phải lúc nào chúng cũng là những tùy chọn mạnh mẽ nhất. Có hai lĩnh vực lớn mà lời hứa về năng suất của Microsoft dễ dàng chiến thắng: Bản trình bày và bảng tính siêu tiên tiến.

Thích trình sắp xếp dữ liệu nâng cao của Excel hơn

Mặc dù Google Trang tính đơn giản, dễ sử dụng và cộng tác, nhưng nó không bằng các khả năng nâng cao của Excel. Người dùng trung bình có thể không bao giờ tạo bảng tổng hợp hoặc thực hiện loại phân tích tinh vi yêu cầu Excel, nhưng nếu bạn thực sự cần những thứ đó, thì sự so sánh giữa hai công cụ này thậm chí còn không bằng.


Thích công cụ thuyết trình vượt trội của PowerPoint hơn

Robert Strohmeyer đã thực hiện đủ công việc xây dựng bài thuyết trình nghiêm túc trong sự nghiệp của mình để đánh giá cao sự tinh tế của PowerPoint. Nó có một bộ sưu tập đồ sộ các phong cách và hiệu ứng hình ảnh, đồng thời cách tiếp cận của nó để tạo hình ảnh theo lớp, dựa trên dữ liệu vượt trội hơn rất nhiều so với Google Trang trình bày.


Nếu bạn đã trở thành người sử dụng thành thạo PowerPoint, bạn sẽ ngay lập tức cảm thấy bị cản trở bởi các đối tượng đơn giản hóa quá mức của Slides. Trong một số trường hợp, tôi đã xây dựng các bản trình bày của mình trong PowerPoint để có được giao diện mà tôi thực sự muốn, sau đó xuất các trang trình bày sang Google Trang trình bày để sử dụng hoặc phân phối chúng cho các thành viên trong nhóm. Đó là một thực tế khá tai hại khi phải tuyên bố đâu là công cụ thuyết trình vượt trội.

Đối với hầu hết mọi người, các ứng dụng miễn phí của Google không chỉ miễn phí mà còn dễ sử dụng và cộng tác hơn so với Microsoft Office. Vì hầu hết chúng ta đều có tài khoản Gmail hoặc Youtube nên chúng ta đã có tài khoản Google và chỉ có thể làm việc ở đó mà không cần đăng ký hoặc lựa chọn bổ sung nào. Nhưng đối với các chuyên gia nghiêm túc có nhu cầu cụ thể về trình bày trực quan hoặc phân tích dữ liệu, Microsoft vẫn chiếm ưu thế vượt trội với biên độ rộng. Và nếu bạn cần những khả năng này, công ty của bạn nên mua đăng ký Office365 cho bạn.

Theo Robert Strohmeyer - PCworld