Tinh tế - Nếu bạn có dùng Google Drive thường xuyên thì tài khoản của bạn sẽ giống như một cái tủ chứa đồ - bạn nhét tất cả mọi tập tin của mình vào trong đó, nhưng mọi thứ không chắc là sẽ được sắp xếp thật ngăn nắp. Ngặt một nỗi là bạn có càng nhiều dung lượng thì khả năng bạn vất tùm lum thứ vào lại càng cao, từ đó khiến mọi thứ trở nên khó tìm hơn khi bạn cần sử dụng đến một tập tin nào đó. Nhưng đừng lo, bằng việc áp dụng những cách đơn giản trong bài viết này, bạn sẽ quản lý và tổ chức tài khoản Drive của mình một cách ngon lành và gọn gàng hơn.

1. Xem thứ gì đang tiêu hao dung lượng của bạn

Nếu bạn chỉ đăng kí tài khoản miễn phí và không có thêm bất kì khuyến mãi nào thì bạn chỉ có 15GB miễn phí để dùng trên Drive mà thôi. Nhiều anh em cũng không bỏ tiền ra mua dung lượng nên tốt nhất chúng ta hãy tìm cách để sử dụng không gian hạn hẹp của mình một cách thông minh. Và một trong những cách cực nhanh để biết được những thứ gì đang “ăn” dung lượng của chúng ta đó là bạn hãy nhấn vào nút “Buy more storage” ở góc dưới bên trái màn hình. Sau đó, hãy rê chuột vào biểu đồ tròn xuất hiện chính giữa.


Tại đây bạn sẽ biết được Gmail chiếm bao nhiêu GB, các file trên Google Drive chiếm bao nhiêu và Google+ chiếm bao nhiêu (chủ yếu là để lưu hình). Giả sử nếu bạn cần dùng Drive nhiều để lưu tài liệu thì khi đó bạn có thể cân nhắc xóa bớt hình trên Google+, hoặc ngược lại nếu bạn cần một nơi để lưu dữ liệu công việc thì bạn có thể xóa bớt mấy bức ảnh linh tinh đi. 

2. Gắn màu cho các thư mục

Nếu bạn cần một thứ trực quan, nhìn vào thấy ngay thì mã màu chính là thứ bạn cần. Google Drive cho phép bạn gán màu cho từng thư mục đã upload lên dịch vụ này bằng cách nhấp phải chuột vào folder > chọn “Change Color”. Bạn hãy ngầm định một màu là một chủ đề, một loại tập tin nhất định. Ví dụ, màu xanh lá là các tài liệu công việc, màu xanh dương là file cá nhân, màu đỏ là folder ảnh chụp với bạn gái, màu hồng là các tài liệu về cách nuôi con. Rất tiện phải không nào? Bạn có thể chọn 24 màu khác nhau nên tha hồ mà phân loại.


3. Gắn số vào tên tập tin

Cách này áp dụng khi bạn cần sắp xếp tập tin của mình theo thứ tự quan trọng, hoặc theo trình tự để thực hiện một việc nào đó. Đơn giản như thế này, khi bạn đang xử lý một hợp đồng, bạn sẽ cần đánh file số 1_Du_thao là bản dự thảo cho dự án, file số 2_Ke_hoach là bản kế hoạch chính thức, file số 3_Hop_dong là hợp đồng cuối cùng, và file số 4_Sau_hop_dong là ghi nhớ, thỏa thuận sau hợp đồng. Hoặc có một cách đánh số khác, đó là đánh số theo phiên bản trong trường hợp bạn cần theo dõi mọi lượt chỉnh sửa với tài liệu. Bạn có thể đặt tên theo kiểu Ten_tap_tin_1_1, Ten_tap_tin_1_2, Ten_tap_tin_2_1 tùy vào ý định của mình nhé.

Bạn thấy đấy, chỉ bằng cách đổi tên rất đơn giản như vậy thôi mà bạn đã có thể sắp xếp lại tài khoản Drive của mình thật gọn gàng và dễ tìm kiếm rồi đấy. Để đổi tên tập tin, nhấp phải chuột vào file hoặc folder mong muốn, chọn “Rename”.


Mẹo thêm cho các bạn: Google Drive cho phép bạn quản lý các phiên bản tập tin một cách dễ dàng bằng cách nhấn phải chuột, chọn "Manage version". Do đó nếu không thích thì bạn không cần phải thay đổi tên như lời gợi ý.

4. Gắn sao cho các tập tin khác nhau

Cũng giống như bên Gmail, Google cho phép bạn gắn sao vào những tài liệu quan trọng, những tài liệu bạn cần sử dụng thường xuyên. Như vậy mỗi khi bạn cần truy cập thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Cách thực hiện cũng vô cùng đơn giản: chọn vào tập tin mong muốn, nhấp phải chuột, sau đó nhấn nút “Add Star”. Để xem lại các tập tin đã đánh sao, nhấn vào nút "Starred" ở cạnh trái trình duyệt.


Tuy nhiên, hãy dùng dấu sao này một cách hợp lý, bởi vì nếu bạn gắn quá nhiều dấu sao thì việc tìm kiếm khi đó lại khó khăn hơn, hay nói cách khác, tính năng này đã gây tác dụng ngược cho bạn.

5. Sắp xếp tập tin theo thư mục ngay khi bạn upload/tạo chúng

Hả? Cái gì? Sắp tập tin theo thư mục thì ai chả biết mà phải chỉ nữa sao? Không, mình không chỉ các bạn cách sắp xếp, mà thay vào đó mình muốn nhắc nhở các bạn về việc này. Mình có quen rất nhiều người không bao giờ đưa tập tin vào các thư mục cả, họ cứ quăng bừa tập tin lên Drive rồi để đó chỉ để tiết kiệm vài giây. Thế rồi đến khi họ cần tìm lại, mọi thứ là một đống hỗn độn chả đâu vào đâu. Tất cả mọi file, từ hình ảnh riêng tư cho đến các hợp đồng quan trọng đều nằm lung tung khiến việc tổ chức cực kì khó khăn. Chính vì vậy, bạn hãy tập thói quen sắp xếp thư mục ngay khi bạn vừa đưa tập tin lên Drive, sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy.

6. Đừng quên cài đặt ứng dụng vào máy tính

Bình thường việc sử dụng Drive sẽ thông qua trình duyệt, nhưng không lẽ lúc nào bạn cũng phải mở trình duyệt rồi thực hiện thao tác upload thủ công sao? Như vậy rất mất thời gian, và bạn cũng tốn thêm một công đoạn mở trình duyệt nữa. Vậy tại sao bạn lại không dùng ứng dụng Drive cài đặt thẳng vào máy tính của mình (hoặc một thiết bị di động nào đó). Sau khi cài Google Drive, phần mềm sẽ tự động tạo ra một thư mục Drive nằm ngay trên ổ cứng của bạn. Từ giờ trở đi bất kì file, folder nào cần đưa lên Drive bạn đều lưu hết vào đây, ngay cả việc mở tập tin để chỉnh sửa cũng thực hiện từ thư mục chính này luôn. Nhờ đó mọi thao tác đồng bộ, upload, download sẽ được thực hiện tự động, và bạn sẽ không cần phải mở trình duyệt ra nữa.

• Tải về Google Drive cho máy tính Windows và OS X
  
• Tải về Google Drive cho Android / cho iOS
  
• Tải về Google Docs cho Android / cho iOS
  
• Tải về Google Sheets cho Android / cho iOS
  

Xem thêm: Một số thủ thuật hay khi sử dụng Google Drive