Tính năng của AutoCorrect trong Micrsoft Office:

Tính năng ban đầu của AutoCorrect là dùng để sửa lỗi gõ sai trên bàn phím của tiếng Anh, ví dụ từ "teh" thì sẽ tự động sửa lại thành từ "the", "(c)" thành "©",... Sau đó người ta vận dụng chức năng AutoCorrect trong việc soạn thảo văn bản bằng mã tốc ký như cài thêm các cụm từ thường gặp để gõ tắt như: nd thay bằng nội dung, cv thay bằng công văn,...

Sử dụng AutoCorrect là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu, nó giúp nâng cao chất lượng tốc ký (gõ nhanh, không sai lỗi chính tả). Ví dụ khi bạn nhập từ: Cựu học viên Lục quân 2, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là chvlq2 để khi nhập từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Cựu học viên Lục quân 2.

Nơi lưu giữ dữ liệu của AutoCorrect:

Với Microsoft Office 1997 trở về trước, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file Norman.dot.

Với Microsoft Office 2000 trở về sau, file Norman.dot chỉ lưu AutoText, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl.

- Đối với Microsoft Office chạy trên máy tính dùng hệ điều hành Windows 2000/2003/XP, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl tại vị trí C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office.

- Đối với Microsoft Office chạy trên máy tính dùng hệ điều hành Windows 7, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl tại vị trí C:\Use\<Account Name>\AppData\Roaming\Microsoft\Office.


Như vậy, bạn có thể dễ dàng sao lưu nội dung AutoCorrect (chỉ cần lưu giữ file MSO1033.acl), hoặc chia sẻ cho các máy tính khác (chép file MSO1033.acl vào thư mục C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office hoặc C:\Use\<Account Name>\AppData\Roaming\Microsoft\Office theo tài khoản người dùng tương ứng).

Thêm mục từ cho AutoCorrect:

Đối với Microsoft Office 2003 trở về trước, từ trình đơn Tools chọn AutoCorrect Options để mở hộp thoại AutoCorrect (đối với Microsoft Office 2007/2010, từ trình đơn File\Option\Prooting chọn AutoCorrect Options để mở hộp thoại AutoCorrect). Trong khung Replace gõ cụm từ tương ứng (ví dụ: chvlq2), trong khung With gõ cụm từ thay thế (ví dụ: Cựu học viên Lục quân 2) rồi nhấn vào nút Add. Nhấn OK để đóng hộp thoại. Từ đây về sau, khi soạn thảo văn bản ta chỉ cần gõ chvlq2 thì Microsoft Offfice sẽ tự sửa thành "Cựu học viên Lục quân 2". Nội dung AutoCorrect chứa nhiều cụm từ thường gặp sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản nhanh hơn.


Loại bỏ mục từ:

Để làm điều này, chỉ cần chọn mục từ trong hộp thoại AutoCorrect và kích chuột vào nút Delete. Access sẽ bỏ mục từ từ danh sách và không còn tự động thay đổi từ đã được sử dụng.

Bạn nên chú ý rằng Access không đòi hỏi xác minh sự xóa bỏ, nó chỉ thực hiện xóa. Tuy nhiên, các thông tin đã xóa vẫn còn trong hộp Replace và With sau khi xóa. Điều này có nghĩa nếu bạn nhận ra mục từ được xóa mà không muốn xóa, ngay lập tức bạn có thể kích chuột vào nút Add để nhập lại mục từ trong danh sách AutoCorrect.

Chú ý:
1- AutoCorrect hiểu mã tốc ký theo mặt chữ hiển thị trên màn hình chứ không theo tín hiệu gõ từ bàn phím. Ví dụ bạn dùng kiểu gõ Vni để soạn thảo văn bản tiếng Việt và đặt mã tốc ký cho từ đặc điểm là “d9ad9i”; khi gõ d9 phần mềm soạn thảo văn bản tiếng Việt sẽ biến d9 thành phụ âm đ. Vì thế nếu bạn dùng kiểu gõ telex để gõ thì khi bạn gõ “ddaddi” AutoCorrect sẽ không hiểu. Nói cách khác: Soạn mã bằng kiểu gõ nào thì phải dùng kiểu gõ đó để truy xuất dữ liệu AutoCorrect.

2- Soạn mã bằng kiểu font chữ nào thì phải dùng kiểu font chữ đó để truy xuất dữ liệu AutoCorrect.

3- Tính năng AutoCorrect không cho phép bạn nhập trùng mã tốc ký. Ví dụ: Bạn có thể dùng cv hay cgvn làm mã tốc ký cho từ công văn nhưng không thể dùng cv làm mã tốc ký cho cả từ công văn lẫn từ công vụ.

4- Nên dùng phụ âm đầu để tạo mã tốc ký cho các từ thường dùng. Ví dụ: Bạn có thể dùng sq làm mã tốc ký cho từ sĩ quan, cv làm mã tốc ký cho từ công văn, dùng nd làm mã tốc ký cho từ nội dung, dùng ct làm mã tốc ký cho từ công tác,...

5- Nên dùng phụ âm đầu ghép với nguyên âm liền kề để tạo mã tốc ký. Ví dụ: Bạn có thể dùng đađi làm mã tốc ký cho từ đặc điểm, dùng chisi làm mã tốc ký cho từ chiến sĩ,...

6- Nên dùng phụ âm đầu để tạo mã tốc ký cho cụm từ. Ví dụ: Bạn có thể dùng tsqlq2 làm mã tốc ký cho từ Trường Sĩ quan Lục quân 2, dùng cstđ làm mã tốc ký cho từ chiến sĩ thi đua,...

7- Nếu mã tốc ký trùng nhau thì dùng thêm phụ cuối để tạo mã tốc ký. Ví dụ: Các từ qyđh=quy định, qtđh=quyết định, qntm=quan tâm, qttm=quyết tâm,…

Mình xin gửi tặng mọi người: File AutoCorrect và file Normal.dot kiểu gõ Vni, dành cho các loại font: TCVN, Unicode và VNI Windows. Ai có nhu cầu, có thể tải về dùng tại đây. Sau khi tải về, các bạn giải nén vào trong ổ cứng, tùy theo hệ điều hành và font hiện đang sử dụng để copy và dán vào thư mục Office và Templates tương ứng trong mày tính (Office và Templates cùng nằm chung trong 1 thư mục, đường dẫn để dán vào xem lại ở phần trên).