Thường được nhắc đến với doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình vận hành, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ đặc điểm của SAP và ERP nên thường hay nhầm lẫn, tưởng rằng hai khái niệm này là một. Vậy thực chất SAP và ERP là gì? Những đặc trưng và phân hệ cơ bản nào của SAP và ERP mà mọi doanh nghiệp nên nắm rõ? Cùng điểm qua thông tin trong bài viết dưới đây.

1. SAP và ERP là gì?

1.1. ERP là gì?

ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống dùng cho hoạch định nguồn lực, hay nói cách khác là các tài nguyên trong một tổ chức, doanh nghiệp được coi là một khái niệm, thuật ngữ và có bộ tiêu chuẩn riêng. Một hệ thống ERP sử dụng công nghệ hiện đại bao quát tất cả các chức năng cơ bản của một tổ chức, tích hợp nhiều module có nhiệm vụ khác nhau, phục vụ hoạt động của toàn bộ các phòng ban một cách xuyên suốt và nhanh chóng.

Thay vì phải phân chia ra phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự – tính lương, quản trị kho, quản trị sản xuất…, ERP cùng lúc gom tất cả chung vào một gói phần mềm duy nhất, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, hạn chế lãng phí thời gian vào thủ tục giấy tờ cồng kềnh.


Nguồn gốc của ERP là ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP). Vào những năm 1990, Gartner – Công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới – đã hoàn thiện MRP và đổi sang tên gọi mới là ERP như hiện nay. ERP đã và đang trở thành giải pháp đi đầu trong quản trị doanh nghiệp đa lĩnh vực, đa quy mô.

1.2. SAP là gì?

SAP là tên viết tắt của System Application Programing, là tên gọi của một hãng phần mềm phát triển các giải pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó có ERP. Nhiều người băn khoăn phần mềm SAP của nước nào? Câu trả lời SAP là một trong những nhà cung cấp phần mềm lớn nhất thế giới, có trụ sở tại CHLB Đức.

SAP được sáng lập phát triển bởi nhóm kỹ sư IBM – tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia của Mỹ. Với mong muốn tạo nên gói phần mềm tổng hợp dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh vận hành trơn tru và thông minh, cho tới nay, SAP đã có hàng nghìn khách hàng là doanh nghiệp đủ mọi quy mô trên khắp thế giới.

SAP có dòng sản phẩm nổi bật là loạt giải pháp quản lý doanh nghiệp (SAP ERP), bao gồm các chức năng: quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng,… Với những yêu cầu đặc thù từ doanh nghiệp, SAP cũng cung cấp các giải pháp tích hợp riêng, có tính tùy biến cho từng doanh nghiệp.


Như vậy, ERP là một khái niệm, thuật ngữ, bao hàm tất cả các phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong khi phần mềm SAP được coi là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được sử dụng phổ biến trên thế giới. Thế nên không thể so sánh tên gọi SAP và khái niệm ERP với nhau. Tuy nhiên, phần mềm SAP và phần mềm ERP đều có những đặc điểm, tính năng chung và một số lợi ích nhất định đối với doanh nghiệp.

2. Bốn điểm đặc trưng của phần mềm SAP và ERP

Dù không thể so sánh với nhau nhưng SAP và ERP đều có những đặc trưng chung dưới đây:

2.1. Hệ thống phân hệ chức năng được tích hợp chặt chẽ

Các phân hệ lõi của phần mềm SAP và ERP gồm có:

• Quản lý bán hàng: Quản lý danh mục khách hàng, các loại hàng hóa kèm giá bán, thiết lập bảng báo giá, quản lý đơn hàng, tình trạng đơn, phân công nhân viên, theo dõi quá trình giao hàng…
  
  
• Quản lý mua hàng: Quản lý danh mục nhà cung cấp, nguyên vật liệu, các đơn đặt hàng, theo dõi quá trình giao nhận hàng, công nợ phải trả, phiếu trả hàng, tình trạng cung cấp, báo cáo tình hình nhập hàng ngày/ tháng/ năm…
  
  
• Quản trị tài chính – kế toán: Kế toán kho, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định, tính lãi lỗ, sổ cái…
  
  
• Quản trị kho: Quản lý danh mục kho, nhập kho vật tư hàng hóa, phân bố chi phí mua hàng, xuất kho, chuyển kho, theo dõi nhập/ xuất/ tồn kho, in thẻ kho, báo cáo mặt hàng tồn, kiểm kê kho…
  
  
• Quản lý quá trình bảo hành, bảo trì sản phẩm: Quản lý danh mục phụ tùng thay thế, bảo hành, danh mục thiết bị đã bán, quản lý nhân viên ở trung tâm bảo hành…
  

2.2. Tính linh hoạt cao

Phần mềm ERP nói chung hay SAP nói riêng đều hoạt động được trên nhiều hệ điều hành khác nhau như: Windows, Web, Android, iOS, Linux,… Nền tảng kiến trúc công nghệ mở cho phép hệ thống kết nối dễ dàng tới nhiều ứng dụng; tích hợp hoặc thêm mới tính năng, phân hệ theo yêu cầu mà vẫn đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác.

2.3. Tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất

ERP và SAP có tính ổn định cao bởi khả năng tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về tính chính xác của thông tin trên hệ thống vì  bộ dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực. Trong bất cứ thời gian, không gian nào khi dùng phần mềm, cơ hội trao đổi, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn được đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nhất.

2.4. Dễ sử dụng

Có thể nói, giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP không chỉ thông minh mà còn sở hữu thiết kế giao diện cực kỳ thân thiện với người sử dụng. Điển hình là SAP Business One với màn hình hiển thị bài trí đơn giản, khoa học, tuân theo các quy trình từ chung đến chi tiết nhất của các phòng ban trong doanh nghiệp.

3. Năm phân hệ cơ bản của hệ thống SAP và ERP

Dựa trên các nghiên cứu và phân tích quy trình hoạt động và các phân hệ của bộ máy doanh nghiệp, cả SAP và ERP cung cấp giải pháp quản trị theo 5 phân hệ chức năng cơ bản:

3.1. Phân hệ tài chính kế toán

Các nghiệp vụ kế toán, bút toán định khoản, hạch toán tự động ghi sổ… tích hợp trong phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, dù là phần mềm nước ngoài nhưng SAP hay ERP đều có thể điều chỉnh áp dụng theo thông tư của Bộ tài chính, các quy chuẩn về pháp luật, kinh tế đặc thù của mỗi quốc gia.

3.2. Phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành

Có kết nối mật thiết với hoạt động sản xuất, phân hệ này bao gồm việc xây dựng cấu trúc sản phẩm, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị và nguồn lực. Theo đó, các chức năng được tích hợp trong ERP và SAP gồm có: lập định mức nguyên vật liệu (BOM), tạo lệnh sản xuất, hỗ trợ tính giá thành.

3.3. Phân hệ mua hàng

Nhằm tiết kiệm thời gian làm việc, loại bỏ các bước thừa thãi, giải pháp phần mềm ERP hay SAP đã đưa toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp vào quản lý một cách tinh gọn. Phạm vi quản trị trong phân hệ này thực hiện từ giai đoạn lập kế hoạch, lên và theo dõi đơn hàng cho đến các ràng buộc thanh toán:

• Khởi tạo nhu cầu mua hàng
  
• Lập báo giá, so sánh giá và chất lượng hàng, chọn lựa bên cung cấp
  
• Lập đơn đặt hàng cho bên cung cấp
  
• Tạo biên bản giao nhận hàng
  
• Tạo bảng biểu về chi phí nhập khẩu
  
• Ghi nhận hóa đơn mua hàng
  
• Hỗ trợ thanh toán
  

3.4. Phân hệ bán hàng

Phân hệ bán hàng của SAP và ERP đều cung cấp đầy đủ các chức năng: từ báo giá, lập đơn đặt hàng, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh toán… đến khi nhận thanh toán từ đối tác. Thông qua đó, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu cho doanh nghiệp, đồng thời hạn chế sai sót, đảm bảo sự đồng bộ với các công cụ quản trị tài chính khác.

3.5. Phân hệ kho

Kho là một trong số các đối tượng quản lý có tính chất vô cùng phức tạp. Trong ERP và SAP, phân hệ cung cấp các giải pháp hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và dễ dàng hơn bằng cách cập nhật liên tục các thuộc tính hàng hóa như trọng lượng, kích thước, số lô, … , hỗ trợ sắp xếp kho, kiểm soát tình trạng sử dụng và thời gian bảo hành.

Xem Hướng dẫn download SAP Trial System, Hướng dẫn tải SAP GUI Windows phiên bản mới nhất, 
Download SAP software on Azure Deployment Automation Framework và Download Options for SAP.

Hướng dẫn cài đặt SAP Business One version SAP HANA On-Premise 
và How to Download & Install SAP GUI (FrontEnd) for Windows.

Source SAP License Keys for Preview, Evaluation and Developer Versions hoặc tại store.sap.com.

Video:

Install SAP Business One 10.0, version for SAP HANA,
SAP GUI 7.70 Installation on Windows/macOS
How to Download PreInstalled SAP B1 Software Virtual Machine | Free Lifetime Use

Hướng dẫn sử dụng SAP Business One đầy đủ (tài liệu hướng dẫn sử dụng SAP B1 theo quy trình chuẩn từ Mua hàng (Purchasing), Bán hàng (Sales), Quản lý kho (Inventory), Sản xuất (Production), Định mức nguyên liệu (Bill of Materials), Dịch vụ (Service), Tài chính kế toán (Financials),...

4. Sáu lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng SAP và ERP

Trong thời đại 4.0 ngày nay, việc triển khai các sản phẩm công nghệ vào quản lý doanh nghiệp đang trở nên bùng nổ và phổ biến hơn bao giờ hết. Cùng điểm qua 6 lợi ích mà phần mềm SAP và ERP mang đến để hiểu tiềm năng và cơ hội phát triển của doanh nghiệp.

4.1. Chuẩn hóa bộ dữ liệu chung

Bằng một mạng lưới lưu trữ dữ liệu duy nhất, tính nhất quán dữ liệu của SAP và ERP được đánh giá uy tín hàng đầu thế giới, đảm bảo tính chính xác, nhất quán, cập nhật liên tục. Nhờ vậy, bất cứ ai theo phân quyền trong tổ chức, khi truy cập vào hệ thống chung này đều có thể lấy ra các dữ liệu chính xác phục vụ cho các công việc theo dõi, đánh giá liên quan.

4.2. Tạo sự kết nối cao giữa các phòng ban và cá nhân

Mặt khác, với việc ứng dụng SAP và ERP, dữ liệu sẽ lưu trên một hệ thống cố định. Các phòng ban cần làm việc chung với nhau, đảm bảo số liệu được đồng nhất và quy trình làm việc không bị đứt gãy. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo, lặp, thiếu hay lỗi dữ liệu, tính hiệu quả khi sử dụng thông tin được đẩy lên mức tối đa.

4.3. Có được các báo cáo, phân tích chính xác

Dựa trên các bộ dữ liệu được sắp xếp trực quan, khoa học và cập nhật liên tục theo thời gian thực, cùng khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, đa chiều, các phòng ban có thể nhanh chóng trích xuất thông tin cũng như có được cái nhìn trực quan hơn về tình hình kinh doanh của công ty. Từ đó, đưa ra các bản báo cáo có tính chính xác cao tới nhà quản lý, hỗ trợ họ ra quyết định hiệu quả.

4.4. Bảo mật thông tin tối đa

Khả năng bảo mật thông tin là điểm cộng rất lớn của hệ thống phần mềm SAP và ERP. Ngày nay, tin tặc luôn cố gắng tìm cách tấn công vào các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm khai thác, trục lợi bất chính. Với SAP, các thông tin được lưu trữ trên một database duy nhất, các lớp bảo mật, mã hóa liên tiếp, hạn chế tối đa sự xâm hại của tin tặc.

Về các cá nhân trong doanh nghiệp: mỗi người dùng, phòng ban được phân quyền hạn chức năng nhất định theo công việc, nhờ đó, đảm bảo thông tin dữ liệu được bảo mật tối đa.

4.5. Tối ưu hóa chi phí hoạt động

Xuyên suốt quá trình sử dụng phần mềm, tỷ suất hoàn vốn thể hiện ở nhiều yếu tố. Ví dụ như chi phí đầu tư cho ERP hay giải pháp SAP hiện đều ở mức hợp lý, đồng thời vẫn đảm bảo tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất cho người lao động. Nhờ vậy, doanh nghiệp được tiết kiệm ngân sách, tăng doanh thu, cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường, mở rộng quy mô…

4.6. Cải thiện chất lượng và hiệu suất

Như đã nêu, việc sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý các khía cạnh sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp một cách rõ ràng, chính xác. Từ việc quản lý tài chính, kế toán minh bạch, quản lý từ một nhân viên: họ đi làm lúc nào, làm những gì, đóng góp ra sao cho công ty, hoặc khả năng tự động lên kế hoạch sản xuất… Mọi hoạt động, thao tác nghiệp vụ đều được lập trình và liên kết chặt chẽ với nhau, cho phép nội bộ các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ, bám sát kế hoạch, gia tăng chất lượng công việc.


Hiện nay, SAP B1 là một trong các phần mềm ERP với các ưu điểm nổi bật như:

• Phần mềm quản lý hiệu quả và uy tín hàng đầu thế giới
  
• Tạo điều kiện chăm sóc cho nhân viên, khách hàng, gia tăng doanh thu
  
• Kiểm soát mọi giao dịch chặt chẽ, chính xác
  
• Điều hành theo thời gian thực
  
• Cung cấp chính xác hệ thống báo cáo định kỳ
  

Tóm lai, SAP và ERP có 4 điểm đặc trưng, bao gồm 5 phân hệ và mang lại 6 lợi ích cho Doanh nghiệp

Hy vọng bài viết đã đem tới góc nhìn toàn diện về giải pháp SAP và ERP, phân biệt được hai khái niệm này và tìm ra giải pháp đi đầu trong các giải pháp quản trị doanh nghiệp đa lĩnh vực: phần mềm ERP SAP Business One. Sản phẩm này đã và đang tham gia vào quản lý, giúp doanh nghiệp hoạt động thông minh, loại bỏ các bước không cần thiết, nâng cao hiệu quả làm việc.