PDF (Portable Document Format - định dạng tài liệu di động) là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biển của hãng Adobe Systems. Tương tự như định dạng Word (.doc), PDF hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với phông chữ, hình ảnh đồ họa, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác. Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là ưu điểm vượt trội mà PDF sở hữu khiến cho định dạng này trở nên phổ biến cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.

Ưu điểm của định dạng PDF

- Nội dung trình bày đa dạng cùng với khả năng bảo mật cực kỳ tốt.
- Bạn có thể in ra trên bất cứ thiết bị nào mà vẫn giữ nguyên được định dạng.
- Hỗ trợ trên hầu hết các loại thiết bị di động.
- Tài liệu dạng PDF thường có kích thước khá nhỏ khiến cho việc di chuyển, chia sẻ rất dễ dàng.

Sự khác biệt giữa các chuẩn PDF

* PDF/A (PDF/Archive)

(Chuẩn này được phân biệt rõ rệt từ phiên bản Acrobat 9.0 – Acorobat 9.0 luôn để chế độ hiển thị là PDF/A để phân biệt với các chuẩn khác X, E…)

PDF/A (PDF/Lưu trữ) là một tập hợp con của định dạng PDF. Nó được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ lâu dài của tài liệu điện tử. Nó lần đầu tiên được đề nghị của Hiệp hội Các nhà cung cấp In ấn, xuất bản và chuyển đổi công nghệ và Hiệp hội Quốc tế về Thông tin và Quản lý ảnh. PDF / A, xác nhận của ISO là tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-1:2005.

PDF/A có hai tính năng chính. Thứ nhất, mỗi tài liệu ở định dạng này được hoàn toàn khép kín. Vì vậy, nó chỉ sử dụng phông chữ có BẢN QUYỀN cho phép xem không giới hạn số lượt xem. Thứ hai, PDF/A tài liệu không thể sử dụng bất kỳ dữ liệu bên ngoài. Do đó, họ có thể không sử dụng các siêu liên kết. Ngoài ra, chi tiết kỹ thuật cho các định dạng này ngăn cấm việc sử dụng các clip âm thanh hoặc video, chữ viết, hoặc cách gọi thực thi lệnh, mã hóa, .v.v...
 
* PDF/UA (PDF/Universal Accessibility)
 
PDF/UA (PDF/Tiếp cận phổ cập) định dạng là một tập hợp con của PDF được thiết kế để lưu trữ các tài liệu điện tử để họ có thể truy cập cho người sử dụng các công nghệ hỗ trợ. Các PDF/UA thông số kỹ thuật chủ yếu nhắm mục tiêu người khuyết tật, chẳng hạn như trình đọc màn hình bằng cách sử dụng mù text-to-speech. Các PDF/UA định dạng được phát triển, hỗ trợ, và chuẩn hóa AIIM (Hiệp hội Thông tin và Quản lý ảnh). Năm 2007, Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế bắt PDF/UA xem xét như một tiêu chuẩn ISO.
 
* PDF/E (PDF/Engineering)
 
PDF/E (PDF/Cơ khí) là một tập con của PDF, mà mục đích là để xử lý kỹ thuật và thiết kế tài liệu. Đó là xác nhận của Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế như là chuẩn ISO 24517-1:2008. Các PDF/E định dạng đã sử dụng rộng rãi trong làm ra và trao đổi kỹ thuật khác nhau và tài liệu văn bản. Nó đang được phát triển và hỗ trợ bởi AIIM (Hiệp hội Thông tin và Quản lý ảnh).

Định dạng PDF/E được công bố vào ngày 1 tháng 3 năm 2004. Trong năm 2005, thông tin của nó đã được trình lên Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế. Biểu quyết để chọn xem định dạng này có được chấp nhận hay không diễn ra trong năm 2006. Và vào giữa năm 2007 nó đã được chấp nhận làm một định dạng tiêu chuẩn. Trong năm 2008 tiêu chuẩn đã được cập nhật.

Các PDF/E dựa trên PDF v1.6. Tuy nhiên, nó đã bị bỏ đi một số tính năng không sử dụng khi tạo tài liệu kỹ thuật. Các tính năng cụ thể của PDF/E bao gồm font nhúng bắt buộc trong tập tin được tạo ra, màu sắc phần cứng độc lập, và XMP cho siêu dữ liệu. Ngoài ra, các tài liệu ở định dạng này có thể sử dụng JavaScript (liên kết với 3D), mã hóa, kỹ thuật số chữ ký, lớp…

PDF/E không phải tài liệu có thể chứa liên kết đến các đối tượng bên ngoài, các form sinh động (XFA-based), hay JavaScript không liên kết với 3D.
 
* PDF/X (PDF/Exchange)
 
 
Việc sử dụng PDF càng ngày càng phổ biến trong ngành công nghiệp in và như vậy xuất hiện nhu cầu phải phải định nghĩa file PDF như thế nào là file PDF in được hay sử dụng được trong chế bản. Các tổ chức như DDAP (Digital Directions in Applications for Production) và NAA (Newspager Association of Armerica) đã nhận thấy vấn đề này từ rất sớm và yêu cầu CGATS (Committee for Graphic Arts Technical Standards) phát triển một tiêu chuẩn chung từ những năm 90, Kết quả là PDF/X-1 trong đó X có ý nghĩa "exchange" nhưng bản chất vẫn không ngoài định dạng PDF của hãng Adobe.

Để một file được coi là đúng chuẩn PDF/X-1 thì tiêu chuẩn này chỉ định nghĩa những thứ không được phép có trong file PDF, Ví dụ PDF/X-1 không được phép có đính kèm attachments hay annotations, hoặc không chứa hình ảnh ở không gian màu RGB hay CIELab. Mặt khác PDF/X-1 không định nghĩa rõ độ phân giải cần thiết của hình ảnh. Điều này được định nghĩa ở các chế độ để kiểm tra trước khi in (preflight hay PDF profile).

PDF/X-1 đã nhanh chóng được coi là tiêu chuẩn trong ngành in và năm 2001 đã được công nhận là ISO standard số 15930-1, nhưng năm đó tiêu chuẩn này có sửa chữa và cập nhật sau khi đổi tên thành PDF/X-1a. Hai năm sau lại một đợt cập nhật nữa và như vậy để chính xác ta cần biết năm của chuẩn PDF/X-1a, ví dụ PDF/X-1a phiên bản 2003.

Tất cả mới chỉ bắt đầu với các chuẩn PDF/X. Trong khi PDF/X-1a được sử dụng rộng rãi trong việc trao đổi dữ liệu chỉ chứa hình ảnh CMYK và màu spot thì nhu cầu xử lý hình ảnh RGB và CIELab hay phải làm việc với OPI hay DCS file vẫn tồn tại. Hai phiên bản mới cho PDF/X đã được soạn thảo, PDF/X-2 chấp nhận các file DCS với nhiều kênh màu (Desktop Color Separations, được phát triển bởi Quark năm 1989) và PDF/X-3 chấp nhận hình ảnh RGB và CIELab nhưng không có DCS và OPI.

Chỉ có một trong hai chuẩn trên được chấp nhận đó là PDF/X-3 và chở thành chuẩn ISO số 15930-2 vào năm 2003 PDF/X-3 cho phép thực hiện các tác vụ tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình xử lý file trong một workflow (late binding process). Có nghĩa là ta có thể chuyển quá trình tách màu chuyển đổi RGB sang CMYK tại RIP. Để làm được điều này các hình ảnh trong PDF/X-3 phải được nhúng kèm ICC profile của không gian nguồn và ICC của quá trình output cũng phải được nhúng. Mặt khác độ phân giải hình ảnh vẫn không được định nghĩa nhưng có thể làm việc được trong các preflight profile.

PDF/X-2 không được công nhận chuẩn ISO và cũng không được sử dụng rộng rãi. Điều này hơi lạ vì chuẩn này rất lý tưởng cho các ngành bao bì với việc in nhiều màu hơn là chỉ có CMYK. File DCS là một lựa chọn vì khả năng multicolor. Tất nhiên là quá trình xử lý các file multicolor trong bao bì rất phức tạp nên các nhà in bao bì vẫn tiếp tục sử dụng các định dạng chuyên biệt của Illustrator, InDesign và QuarkXPress thay vì hướng dẫn khách hàng cách dùng PDF/X-2.

Một chuẩn mới cho PDF/X đang được chuẩn bị bắt đầu với PDF/X-4 . Acrobat 8.0 đã có preflight profile dựa trên chuẩn PDF/X-4dự thảo cho 3 điều kiện in khác nhau. Tất nhiên là chúng ta vẫn phải bằng lòng với PDF/X-1 và PDF/X-3 cho đến khi PDF/X-4 được công nhận là chuẩn ISO vào cuối năm 2007.

Mặc dù mới nhìn các chuẩn PDF/X có vẻ như lạc vào rừng rậm nhưng thật ra nó có logic và bỏ qua các file PDF/X thì còn tệ hơn là khi tìm hiểu kỹ càng về nó. Nếu bỏ qua các chuẩn PDF/X có nghĩa là chúng ta đã bỏ qua các khả năng kiểm soát chất lượng và cho phép bất kỳ file PDF nào cũng đem in với chất lượng không lường trước được.