Máy Photocopy là thiết bị đắt tiền. Vì thế việc tìm hiểu cặn kẽ về máy photocopy sẽ giúp các bạn mua được máy photocopy đáp ứng đúng nhu cầu công việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

1. Xác định công suất máy photocopy

Quý khách cần xem nhu cầu và khả năng sao chụp máy photocopy hàng tháng nhiều ít, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của Quý khách.

Công suất của máy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao thì công suất máy càng cao. Dựa vào đặc điểm đó, chúng tôi tạm chia thành 4 loại sau:

Nhu cầu công việc	Nên chọn máy có tốc độ (bản/phút)	Công suất sao chụp hàng tháng
Photocopy ít	16  –>  dưới 20	20.000 bản
Photocopy trung bình	20  –> dưới 30	20.000 - > 30.000 bản
Photocopy nhiều	30  –> dưới 50	30.000 –> 50.000 bản
Photocopy rất nhiều	50 bản/phút trở lên	Trên 50.00 bản/tháng

2. Xác định loại máy photocopy

Có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này giúp chúng ta sử dụng máy hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.

Máy photocopy chia làm các loại sau đây:

Loại máy	Tư vấn
Máy photocopy laser trắng đen	Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.
Máy photocopy laser trắng đen khổ A4	Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photoocpy A3. Nếu sử dụng không nhiều thì chọn Máy Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng.
Máy Photocopy siêu tốc (Report)	Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút.
Máy Photocopy khổ A0	Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng
Máy Photocopy Laser Màu	Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sự dụng
Máy Photocopy hàng trưng bày	Tương đương máy mới nhưng giá giảm 30% so với máy mới.
Máy Photocopy đã qua sử dụng	Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dủng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới. Tham khảo thêm:  - Cách chọn máy photocopy dùng mở dịch vụ photocopy

3. Xác định các chức năng kèm theo máy photocopy

Hiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.

Một số loại máy có sẵn đầy đủ các  tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.

Ví dụ:

• Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in. 
  
• Quý khách có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy). 
  
• Nhưng nếu quý khách chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy có 01 chức năng photo để tiết kiệm chi phí.
  

Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua: 

Chức năng	Diễn giải
Bộ đảo 2 mặt bản sao  (duplex)	Cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.
Bộ nạp bản gốc (ADF)	Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF)	Máy sẽ tự động nạp 2 mặt  bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao.
Chức năng in (Printer)	Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.
Chức năng scan	Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính. Máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, chỉ có 1 số ít là scan màu.
Chức năng kết nối mạng	Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng.
Máy Photocopy đã qua sử dụng	Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dùng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới. Tham khảo thêm:  - Cách chọn máy photocopy dùng mở dịch vụ photocopy

4. Chi phí mua máy photocopy

Nếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng. Thì đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả  là một vấn đề lớn.

Vì vậy khi tính đến việc mua sắm Quý Khách cần xem xét, so sánh tính năng và giá cả của các hãng sản xuất, cân nhắc chọn lựa các loại máy, chức năng kèm theo máy, cũng như giữa máy mới và máy đã qua sữ dụng.

Hãng càng nỗi tiếng thì giá máy càng cao, có thể sắp các Hãng Photocopy như sau: Ricoh, Canon, Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gastetner, Kyocera, Sharp…

Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.000 USD – 2.000 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 -45 bản/phút giá cả dao động từ 2.000 USD – 5.000 USD.

Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, hoặc nếu có thì cũng rất hạn chế, nấu cần thì phải mau thêm.

Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao, đã qua sử dụng, tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ  dao động khoảng trên dưới 1.000 USD. Các dòng máy này thường đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan … chất lượng bản chụp cũng rất sắc nét, bạn có thể trực tiếp đến các nơi bán để tham khảo cụ thể.

Nếu không có kinh phí, Quý Khách vẫn có thể trang bị cho mình 1 máy photocopy với đầy đủ chức năng, bằng cách sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy.

Đây là loại hình dịch vụ rất phổ biến ở các nước phát triển, và cũng đang phát triển rất mạnh ở nước ta trong thời gian gần đây. Quý khách có thể tham khảo thêm để hiểu rõ về mô hình dịch vụ cho thuê này.

Sau đây là sơ đồ giúp quý khách lựa chọn máy photocopy dựa vào nguồn kinh phí sẵn có.


5. Chế độ bảo hành và dịch phụ hậu mãi

Không giống như các sản phẩm khác, mọi chế độ bảo hành hậu mãi từ nhà sản xuất. Thì riêng máy photocopy, chế độ hậu mãi bảo hành lại từ nhà cung cấp, nơi bán ra sản phẩm.

Vì thế, chọn nhà cung cấp để có chế độ bảo hành và hậu mãi tốt là rất quan trọng. Một số nơi không chuyên về máy photocopy, không rành về bảo hành, bảo trì. Do đó họ bán giá rất thấp, nhưng chỉ cần sử dụng vài tháng là hết bảo hành, bảo trì. Và bạn lại phải bỏ thêm số tiền rất lớn khác để nhờ công ty chuyên về máy photocopy sửa chữa, bảo trì, khắc phục các sự cố.

Nguyên tắc hoạt động của máy Photocopy

Hẳn chúng ta đã biết về một thí nghiệm vật lý vui: Khi cọ sát đuôi bút máy lên tóc hay que thuỷ tinh lên len, thì nó có khả năng hút các vật nhẹ, đó chính là tác dụng của tĩnh điện, được ứng dụng để làm ra máy photocopy. Tĩnh điện này có điện thế cao hàng chục ngàn volt, tạo ra vùng ánh sáng hồ quang điện chói loà, được nạp đều lên bề mặt trục in (trục cảm quang) Selenium của máy (một số máy cũ là tấm phẳng) và tích điện tĩnh cho nó. Mặt khác, dựa vào đặc tính ánh sáng là vật chất hạt sóng mang năng lượng cung cấp cho các ”pin mặt trời” làm bạc màu quần áo và làm nóng các vật khi nó chiếu vào, người ta hướng ánh sáng qua hệ thống gương quang học chụp lại hình ảnh từ tài liệu gốc sang trục in của máy. Dưới tác dụng của ánh sáng và hệ thống quang học, nội dung bản gốc được tái hiện trên trục in, chỗ giấy trắng phản xạ nhiều, vùng sáng làm chất cảm quang dẫn điện nên điện tích vùng này bị trung hoà, nó mất tác dụng hút mực do không còn tĩnh điện. Ngược lại, chỗ nào có hình ảnh ánh sáng sẽ không khử điện tĩnh đã tích điện trên trục, có tác dụng tạo thành ”phim âm bản” trên trục in của máy. Như vậy, trên bề mặt của trục in đã ghi lại hình ảnh của tài liệu gốc đang tĩnh điện. Ngay lúc này, nếu trục in hút các hạt mực bột từ thì chúng ta sẽ có những bức ảnh. Bởi các hạt mực này là bột mực và bột từ trộn đều với nhau nên bị trục in hút dễ dàng. Trục in quay hình ảnh tĩnh điện này sẽ hút mực từ trong ống mực và giữ các hạt mực ấy theo nội dung bản gốc đã dính đều trên trục in. Trục tiếp tục quay và mực từ được ép lên giấy. Bên dưới bề mặt giấy in có nguồn điện cao áp mạnh hơn nhiều so với điện tĩnh đã tích trên trục, do đó các hạt mực từ được hút và dính chặt vào bề mặt giấy.

Khử điện tích cao áp bằng nguồn điện cao áp xoay chiều: Giấy được đưa ra khỏi trục in và đẩy qua bộ trục ép dưới sức ép của trục, sức nóng của đèn nung. Bộ trục ép gồm 3 trục, một trục bằng nhựa mềm có tác dụng ép chặt mực từ, trục thứ 2 mang nhiệt độ cao (khoảng 150oc) làm nóng chảy  mực, dán lên mặt giấy, trục thứ 3 phủ bên ngoài một lớp nỉ tẩm dầu dùng chùi sạch mực còn sót trên bề mặt trục có nhiệt độ cao. Nguồn điện cao áp tiếp tục khử hết điện tích dư trên bề mặt trục in, phần mực in được gột sạch đưa trở về hộp.

Cấu tạo chung của máy Photocopy

Một máy Photocoppy có cấu tạo bao gồm các bộ phận chính sau:

- Trống (Drum): là bộ phận làm nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh trong máy photocopy, có hai loại trống là trống từ và trống OPC (bề mặt trống có phủ lớp quang dẫn hữu cơ). Do Trống đảm nhận vai trò chuyển đổi hình ảnh nên chúng ta cần bảo quản và bảo dưỡng trống thường xuyên tránh làm trống bị xước, ngoài ra trong quá trình hoạt động của trống lớp phủ từ và quang dẫn hữu cơ bị mòn dần nên ta phải thay trống định kỳ theo yêu cầu của nhà sản xuất, việc thay đổi này bạn nên gọi tới bộ phận kỹ thuật hoặc người có chuyên môn vì các bộ phận có liên quan cần phải đồng bộ để trống hoạt động tốt nhất.

- Hộp Mực / Mực : Chúng ta chỉ quan tâm tới mực của máy vì hộp mực bán kèm theo máy, mực của máy photocopy bao gồm thành phần chủ yếu là cacbon và chất tạo dính tuy nhiên mỗi máy Photocopy yêu cầu có một loại mực theo yêu cầu của nhà sản xuất, việc thay mực hay nạp mực cho máy các bạn nên gọi cho những nơi có dịch vụ này, hiện nay nhận nạp mực và sửa chữa máy Photocopy có dịch vụ bơm mực và sửa chữa máy Photocopy ngay tại chỗ cho khách hàng, để biết thêm thông tin các bạn vui lòng truy cập trang web. Khi sử dụng mực cho máy in các bạn nên lưu ý mực là yếu tố thứ hai sau chất lượng máy Photocopy quyết định tới chất lượng bản in vì vậy sử dụng đúng hướng dẫn và thay mực tốt sẽ giúp bạn có bản in chất lượng tốt nhất.

- Hộp từ / Bột Từ: làm nhiệm vụ mang bột mực tới trống nhờ tích điện dương trái dấu với bột mực tích điện âm, sau khi trống hút mực thì bột từ sẽ trở về hộp từ, dẫn tới bột từ sẽ ít bị hao hụt trong quá trình sử dụng.

- Lô sấy và Lô ép: hai lô quay ngược chiều nhau, lô sấy làm mực nóng chảy còng lô ép ép dính mực vào giấy.

- Cao áp: có nhiệm vụ tích điện cho các bộ phận trong máy và nhiệm vụ giúp tách giấy ra khỏi bề mặt trống.

Quy trình photo

Đó là chuỗi liên tục các sự kiện, gồm 8 bước (dòng máy analog):
1. Sự tích điện
2. Tiếp xúc với ánh sáng
3. Hiện hình (nội dung photo trên mặt drum)
4. Chuyển hình (từ drum sang giấy)
5. Tách giấy (tách khỏi drum)
6. Nung chảy mực (sấy)
7. Làm sạch (gạt)
8. Xóa (xóa điện tích trên drum)

1. Sự tích điện

Bước thứ nhất là nạp lớp điện tích (cao áp) đồng đều lên toàn bộ bề mặt drum. Trong bóng tôi, lớp quang dẫn trên drum có tác động như một chất cách điện, điện tích không thể đi qua lớp này để đến mát. Vì vậy, điện tích vẫn lưu lại trên bề mặt drum.

2. Tiếp xúc với ánh sáng

Ánh sáng chiếu vào mặt dưới của tài liệu gốc. Sau đó hình ảnh tài liệu gốc được phóng lên bề mặt drum. Phần điện tích trên mặt drum được chiếu sáng trở thành dẫn điện. Điện tích trong các vùng đó di chuyển về phía mát. Bề mặt drum chỉ còn lưu giữ lại hình ảnh điện tích không thấy được của tài liệu gốc (ảnh tĩnh điện ẩn).

3. Hiện hình

Trong bước hiện hình tài liệu gốc, ảnh tỉnh điện ẩn được tiếp xúc với các hạt mực có điện tích khác dấu. Vì vậy các điện tích khác dấu hút nhau, mực sẽ bám vào các vùng có điện tích trên drum, tạo thành hình ảnh bằng mực thấy được trên bề mặt drum.

4. Chuyển hình

Trong bước này, hình ảnh bằng mực trên drum được chuyển lên giấy, theo các công đoạn sau:

a) Giấy được đưa đến tiếp xúc với mặt drum. Điện tích mạnh được đưa vào mặt sau tờ giấy (phía dưới drum), lúc này hình ảnh bằng mực trên mặt drum bị hút về phía mặt giấy tiếp xúc với drum mạnh hơn so với drum (điện tích trên mặt drum < hơn điện tích phía sau mặt giấy) lên mực tách khỏi drum bám vào mặt giấy.

b) Khi chuyển hình ảnh, giấy bám chặt lên drum, do giấy có điện tích mạnh. Bước này sẽ tách giấy ra khỏi drum bằng cách đưa trường điện xoay chiều mạnh vào mặt sau tờ giấy để trung hòa mọi điện tích, khi điện tích đã được loại bỏ giấy rơi khỏi drum (thường có mấy cò đỡ, hướng giấy đi).

5. Tách giấy

6. Nung chảy mực

Đến Qua bộ sấy.

7. Làm sạch

Gạt bỏ mực còn sót lại trên drum.

8. Xóa

Bước này sẽ loại bỏ điện tích bất kỳ còn lưu lại trên bề mặt drum trước khi thực hiện quy trình tiếp theo. Điều này được tiến hành bằng cách dùng nguồn sáng của đèn xóa chiếu sáng toàn bộ bề mặt drum (drum quay).Khi đó toàn bộ mặt drum trở thành vật dẫn và mọi điện tích còn sót lại sẽ được dẫn về phía mát. (-)

8 bước này cung cấp lớp điện tích đồng đều trên mặt drum (corona phóng điện cao áp) là yêu cầu rất quan trọng; nếu không ảnh tĩnh điện ẩn sẽ không đều khi hiện hình, corona sẽ đưa điện tích lên drum. Về cơ bản thiết bị này gồm 1 hộp kim loại, bên trong có dây kim loại nhỏ, bên ngoài có lưới scorotron phân điện. Dây phóng điện ion hóa các phân tử không khí xung quanh, từ đó điện tích cho lớp quang dẫn trên bề mặt drum (qua không khí đến mặt drum). Do drum ở trong tối, lớp quang dẫn của drum có tác dụng cách điện, các điện tích lưu lại trên drum cho đến khi được chiếu sáng bằng đèn xóa điện tích.

Do sử dụng nhiều nên bị ion hóa trên sợi dây này, ngoài ra còn có thể bị bụi mực, giấy làm ion hóa đóng bám vào dây làm chỗ to chỗ nhỏ không đồng đều tạo điện tính không đồng đều khi phóng điện chỗ nhiều chỗ ít gây ra bản phô chỗ đậm chỗ mờ (vệ sinh thường xuyên).

Những sự cố thường gặp khi sử dụng máy Photocopy

Máy Photocopy có độ phức tạp khá cao với các bộ phận chức năng tinh vi như: Phần so sánh và điều chỉnh độ đậm nhạt của mực in, phần ngưng máy tự động khi có sự cố (kẹt giấy hay hết mực) bộ nhớ hạn định số lần sao chụp, bộ phận điều khiển phóng to hay thu nhỏ, phần phát hiện và báo nơi hư hỏng... các phần này chủ yếu được thực hiện bằng vi mạch điện tử, nên khi sử dụng phải ít nhiều hiểu biết về nguyên tắc của nó:

Do độ nhậy khá cao của các phần cảm biến báo sự cố nên nhiều khi máy báo ”sự cố giả”, trong trường hợp này, chỉ cần tắt nguồn cung cấp, sau đó đóng lại thì máy sẽ hoạt động bình thường.

Các hư hỏng thường gặp:

1. Không có hình: Thường do mất mát trục in (trục cảm quang).
2. Hình bị bẩn: Thường do bộ phận gột mực trục in và trục nhiệt ép nóng bị hỏng.
3. Kẹt giấy: Có thể do giấy xấu, mỏng, hoặc do bộ phận cảm biến báo kẹt giấy bị hỏng.
4. Xước hình: Bình thường do mực xấu hay trục quay quá cũ, cũng có thể do tĩnh điện đã yếu.

Máy sử dụng hiệu ứng tĩnh điện lại có nhiều trục cán, nên cần sử dụng loại giấy khô ráo, nhẵn tốt để bản sao được đẹp và bảo vệ tuổi thọ của máy.

Khi vận hành, máy Photo tạo ra nguồn sáng mạnh và điện áp khá cao, làm Ion hoá không khí xung quanh rất mạnh, tạo ra khí ozon (O3) không tốt cho sức khoẻ, do đó cần đặt máy nơi thoáng mát và tránh hít phải khí này.